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Digitalisierung 4.0, eine Herausgeforderung für IT & HR zugleich

Früher war alles nicht unbedingt besser, aber vieles beständiger. Eine Office- und Windows Version konnte schon einmal über mehr als 6 Jahre eingesetzt und Versionen übersprungen werden. Aber eins war immer sicher, die nächste Version wird kommen und muss irgendwann eingeführt werden. Für die IT-Abteilungen, welche über die Jahrzehnte sehr viel Erfahrung bei Migrationen gesammelt hatten reine Routine, wenn nicht der Mitarbeiter am Arbeitsplatz wäre!  

In den letzten Jahren und Jahrzehnten wurde das Downgrade-Recht bei Clientsoftware sehr stark in Anspruch genommen. Statt der aktuell verfügbaren Softwareversion, für die auch Lizenzen vorliegen, wurde eine frühere Version des selbigen Produktes genutzt.

Für viele IT-Abteilungen stellt die Migration von Clientsoftware, im Gegensatz zur serverseitigen, die zur Routine geworden ist, bis heute eine große Herausforderung dar. Gründe hierfür sind:

  • Geringes Budget für die Trainings
  • Schulungen müssen parallel zur Migration erfolgen
  • Unterschiedliche Zielgruppen

Die mit der Migration einhergehenden Trainings werden meist, ohne auf den Wissensstand des Einzelnen einzugehen, nach dem Gießkannen-Prinzip und nicht fokussiert durchgeführt. Nach und nach werden die Mitarbeiter durch die Schulungen geschleust, anfänglich gelerntes ist meist schnell vergessen – „Wie war das nochmal !?“.

Dies veranschaulicht auch sehr gut die Vergessens-Kurve nach Ebbinghaus: Quelle Wiki: https://de.wikipedia.org/wiki/VergessenskurveGrafik die darstellt, wie schnell Mitarbeiter gelerntes vergessen

Für beide Seiten im laufenden Betrieb ein Kraftakt, der regelmäßig für Unmut sorgt und letztendlich der Außenwirkung der IT-Abteilung im Unternehmen nicht zuträglich ist.

Vorschreitende Digitalisierung fordert neue Weiterbildungskonzepte

Immer mehr Softwarehersteller haben ihre Strategie geändert, weg vom „on Premise-Produkt“ hin zur Cloud basierten Softwarelösung. Dieser Umbruch schreitet im Rahmen der Digitalisierung in den Unternehmen in riesigen Schritten voran und stellt, neben ganzen Branchen, auch die IT-Abteilungen und Human Ressources vor neue Herausforderungen und folglich auch die Mitarbeiter. Die damit einhergehenden Innovationen führen immer schneller zu Veränderungen der Workflows und somit zu kontinuierlichen Anpassungen der Arbeitsplätze, wenn es diese so noch im klassischen Sinne gibt.

Innovative neue Produkte und Lösungen benötigen ebenfalls entsprechende Lernkonzepte. Klassisches, fremdbestimmtes Lernen, wie zum Beispiel bei Präsenztrainings, hat in Zeiten von eLearning und Social Software so gut wie ausgedient. Der Mitarbeiter steht im Fokus und somit seine individuellen Anforderungen an die angebotenen Lerninhalte im Unternehmen.

Ein Beispiel hierfür Office 365

Microsoft verfolgt mit der Produktfamilie Office 365 und insbesondere beim Produkt Office 365 ProPlus den „Evergreen- Ansatz“.  Funktionelle Verbesserungen werden kurzzyklisch und regelmäßig bereitgestellt und verteilt.  Voraussetzung hierfür ist ein permanenter Change-Prozess im Unternehmen, wodurch langwierige und umfangreiche Release-Wechsel entfallen.  Damit dies auch im Zusammenspiel mit dem Mitarbeiter gelingt, müssen die angebotenen Lerninhalte diesem Ansatz folgen und das individuelle Wissensniveau der Mitarbeiter berücksichtigen. Self-Service Tools wie zum Beispiel die „soluzione Lernwelt und Autopilot“ verfolgen diesen Ansatz. Link: soluzione Autopilot Produktfilm – Klick

Neben der Adhoc-Untertützung, kann der Mitarbeiter dauerhaft, selbständig und kontinuierlich sein Wissen auffrischen, erweitern und neue Office 365 ProPlus Features nutzen. Zielsetzung bei dieser Mitarbeiter Förderung ist es:

  • Entlastung des Service-Desk
  • Steigerung der Akzeptanz der IT-Abteilung und der damit einhergehenden Lösungen
  • Abbau von Bedenken der Mitarbeiter bei der Einführung neuer Lösungen und Produkte
  • Effizienteres Arbeiten der Mitarbeiter (versteckte Kosten)
  • Hilfe zum selbständigen Arbeiten
  • Einheitliche Wissensstände
  • Individualisierter Lern-Präferenzen, passend zum Lerntyp (Video, Texte, Präsenz)

Fazit

Software Releases erscheinen in immer kürzeren Abständen, wobei bei Cloud Lösungen (SaaS) die Übergänge fließend sind und kontinuierlich angepasst sowie optimiert werden.  Dieser permanente Change-Prozess bedarf eines begleitenden Lernkonzeptes, welches an die verschiedenen Zielgruppen im Unternehmen individuell adressiert wird, ab Bereitstellung der Lösung! Hierbei muss das Lernen attraktiv gestaltet werden, um bei den Mitarbeitern den Wunsch danach zu wecken. Darüber hinaus kann die Zugkraft interner Wissensvermittlung erhöht werden, indem Mitarbeiter zu Trainern werden.

Nur wenn dies gelingt, können auch kontinuierlich einfließende Neuerung und damit verbundene Mehrwerte von den Mitarbeitern genutzt werden. Letztendlich geht es darum, dass passende und geeignete Umfeld für die Mitarbeiter zu schaffen, so dass sie ihr Wissen und Können mit den eingesetzten Lösungen und Produkten optimal umsetzen können. Der Fokus liegt hierbei auf der Erhöhung der Wertschöpfung des Unternehmens, bei den eingesetzten Software-Lösungen.

Für mehr Informationen und Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
 
Mit freundlichen Grüßen,
Thino Ullmann