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Outlook Focused Inbox – mit jeder Mail steigt der Stresspegel, ein Lösungsansatz

E-Mails strömen bis zu hunderte täglich in die Postkörbe der Mitarbeiter und dominieren einen großen Teil der täglichen Arbeitszeit. Welche Lösung kann wirkungsvoll diese Herausforderung in den Griff bekommen?

Die allererste E-Mail war 1971 von Ray Tomlinson schnell geschrieben, mehr als vier Jahrzehnte später nutzen mehr als 2,5 Milliarden Menschen E-Mail Systeme, plus die nicht zu beziffernde Anzahl von E-Mails, die über automatisierte Marketing- & Bot -Systeme versendet werden.  Laut einer Studie des Marktforschungsunternehmens „The Radicati Group“ sind 2017 täglich 225,3 Milliarden E-Mails im Umlauf. Was das für Unternehmen bedeutet, ist klar: ein intelligentes E-Mail Management wird immer wichtiger. Ressourcenschonend mit der E-Mail Flut umzugehen ist hierbei das Ziel.

Im Rahmen meines Blog-Beitrags gehe ich daher auf folgende Punkte ein:

  • Umgang mit dem Zeitfresser E-Mail Flut
  • Lösungsansatz Focused Inbox von Microsoft
  • Rollout/ Administration
  • Fazit
  • Weiterführende Informationen

 

„Sie haben Post“ – der Umgang mit den Zeitfressern

Bereits in der Vergangenheit haben etliche Kommunikations-Spezialisten Bücher hierzu geschrieben und Regeln entworfen. VW hat sogar mit dem Betriebsrat 2011 eine Regelung erarbeitet, laut der ausgewählte Mitarbeiter 30 Minuten nach Feierabend keine E-Mails mehr erhalten und diese Sperre erst 30 Minuten vor Arbeitsbeginn wieder aufgehoben wird. Ausgeschlossen wurden hierbei aber Gruppen wie beispielsweise Führungspositionen (Link: Artikel „Keine E-Mails mehr nach Feierabend“).

Starre Regelungen wie zum Beispiel die Zustellung von E-Mails zu begrenzen stellen für mich keine Lösung dar. Letztendlich bleibt die Masse an E-Mails bestehen und wird nur vertagt statt minimiert. In Zeiten der immer schneller fortschreitenden Digitalisierung sind Assistent-Systeme eine Möglichkeit für einen Lösungsansatz. Statt Regeln zu befolgen, Ordnerstrukturen zu erstellen und viel Zeit für diese Vorgehensweise zu verschwenden, wird der Mitarbeiter im Hintergrund unterstützt. Hier möchte ich eine von vielen möglichen Lösungen vorstellen: Microsoft Focused Inbox (deutsche Bezeichnung: „Posteingang mit Relevanz“).

Lösungsansatz Microsoft Outlook Focused Inbox

Schon länger bietet Microsoft mit Clutter ein System zur automatischen E-Mail Sortierung in Outlook an, welches unter dem Namen Focused Inbox weiterentwickelt wurde. 2016 gab es hierzu bereits eine Ankündigung, aber erst jetzt steht es zur Nutzung bereit. Der Posteingang ist für viele Nutzer der zentrale Anlaufpunkt im Arbeitsalltag, aber in Hinblick auf die Unmengen von E-Mails ist er kaum noch zeitlich effektiv zu nutzen. An diesem Punkt setzt Microsoft Focused Inbox auf zwei Tabs: Relevant/ Sonstiges (DE) bzw. Focused/ Others (EN)

Darstellung Focused Inbox von Microsoft in Outlook

Darstellung Focused Inbox von Microsoft in Outlook

Im Relevant-Tab werden alle E-Mails angezeigt, die vom System als besonders wichtig

Darstellung Focused Inbox von Microsoft in Outlook

Office 2016 Auswahlfelder

eingestuft werden, alle anderen werden im Sonstige-Tab angezeigt. Der Mitarbeiter kann jederzeit zwischen beiden Tabs hin und her wechseln, so dass er den Überblick behält. Darüber hinaus kann er das System korrigieren, für eine einzelne E-Mail oder auch für zukünftige E-Mails, siehe links. Anfänglich wird die Einordnung anhand der Kontakte vorgenommen, mit denen man regelmäßig kommuniziert. Darüber hinaus lernt das System ebenfalls an der Neu-Zuordnung bereits kategorisierter E-Mails und wird somit über die Zeit trainiert und stetig genauer. Administratoren wird ermöglicht, wichtige Unternehmenskommunikation per Richtlinie immer im Relevant-Tab anzuzeigen.

Administration Outlook Focused Inbox

Microsoft Office 365Die zentrale Administration erfolgt im Microsoft Office 365 Tenant. Einstellungen können entweder über das Admin-Portal oder via PowerShell cmdlets vorgenommen werden. Es ist auch möglich, für einen bestimmten Mitarbeiterkreis dieses Feature zu deaktivieren. Dazu hat Microsoft einen ausführlichen Technet-Artikel veröffentlicht, der die einzelnen Möglichkeiten beschreibt:

  • Zentrale Administration, Admin Actions
  • Rollout Focused Inbox
  • Aktivieren oder Deaktivieren
  • Transition von Clutter zu Focused Inbox
  • Unterstützte Plattformen

Link: https://blogs.technet.microsoft.com/exchange/2016/10/14/managing-focused-inbox-in-office-365-and-outlook/

 

Fazit

Microsoft Focused Inbox stellt einen ersten Schritt auf dem Weg zu einem perfekt gemanagten Postfach dar. Es bleibt spannend, wohin die Weiterentwicklung führen kann. Für eine Out-of-the-Box Lösung, welche nicht extra zu lizensieren ist, bietet Outlook Focused Inbox dem Mitarbeiter eine recht gute Priorisierung im Mail-Dschungel, die sicherlich eine Arbeitserleichterung darstellt und somit die Produktivität erhöht.

Für mehr Informationen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
 
Mit freundlichen Grüßen,
Thino Ullmann

 

Weiterführende Informationen zu Focused Inbox

Funktionsweise (EN) – Video:  https://www.youtube.com/watch?v=M40ha4fnKbU

Kurzanleitung/ FAQ – Office 2016, Outlook Web, Outlook.com: https://support.office.com/en-us/article/Focused-Inbox-for-Outlook-f445ad7f-02f4-4294-a82e-71d8964e3978#ID0EAADAAA=Outlook_2016

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