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Fünf Office 365 Fallstricke und wie man ihnen entgeht

Es gibt sehr viele unterschiedliche Herangehensweisen, um Office 365 in das eigene Unternehmen einzuführen und zu betreiben. Oftmals werden die Chancen und Möglichkeiten nicht vollends ausgeschöpft. Die Folgen sind beispielsweise stetig steigende IT-Kosten, erhöhte Security- und Compliance-Risiken auf der Unternehmerseite , sowie Frust und Eskalationen auf der Anwenderseite.

Im Rahmen dieses Beitrags möchte ich auf folgende 5 Fallstricke eingehen:

  • Fallstrick 1: Lizenzierung & Vertragsart
  • Fallstrick 2: Lizenz-Typ
  • Fallstrick 3: Doppellizenzierung
  • Fallstrick 4: Security & Compliance – DSGVO
  • Fallstrick 5: Change-Management

 

1. Fallstrick: Lizenzierung & Vertragsart

Ein wichtiger Aspekt wird bei der Einführung von Office 365 gerne übersehen: Über welche Vertragsart sollen die Lizenzen beschafft werden? Oftmals wurde in der Vergangenheit ein klassisches Enterprise Agreement (EA) mit einer Laufzeit von drei Jahren beschafft, doch Microsoft bietet mittlerweile eine Vielzahl anderer Vertragsarten an, die auch kürzere Laufzeiten sowie Mischformen von Vertragsarten zulassen. Beispiele hierfür sind das Microsoft Products & Services Agreement (MPSA) oder das Microsoft Online Subscription Program (MOSP). Hierdurch können die Lizenzkosten, abhängig von der jeweiligen Ausgangssituation, erheblich optimiert bzw. reduziert werden. Beispielsweise kann die Stammbelegschaft mit einer Kombination aus Online-EA und MPSA abgedeckt werden, wohingegen der schwankende Lizenzbedarf über einen Cloud-Solution-Provider-Vertrag abgedeckt wird.

 

2. Fallstrick: Lizenz-Typ

Im Gegensatz zu der klassischen On-Premise-Lizenzierung bietet Microsoft im Online-Bereich eine Vielzahl unterschiedlicher Lizenzen für die einzelnen Produktgruppen an, inklusive der On-Premise-Zugriffsberechtigungen (CALs). Von der Einzel-Lizenz, wie beispielsweise Exchange-Online und SharePoint-Online über Office-365-E-Suiten bis hin zur Microsoft 365 Suite, die alle relevanten Produkte und Suiten beinhaltet.

In den wenigsten Szenarien greift ein „one fits it all“-Lizensierungsansatz. Daher bieten sich hier nicht unerhebliche Optimierungspotenziale bei den Lizenzkosten. Aus diesem Grund sollte über eine bedarfsgerechte Lizenzierung auf Basis von Benutzergruppen und ihrem tatsächlichen Bedarf nachgedacht werden. Bei dieser Vorgehensweise ist es wichtig, sie nicht zu kleingliedrig einzuteilen, da ansonsten der Kostenaufwand für die Verwaltung in keinem Verhältnis zum Einsparpotenzial steht. Das hier sehr vereinfachte Szenario eines Krankenhauses zeigt eine mögliche Herangehensweise nach Benutzergruppen auf.

Office 365 F1 Szenario

Schaubild 1

Weitere nicht zu unterschätzende Kriterien können die Gruppierung nach

  • temporärem Bedarf im Rahmen von Projekten,
  • Anbindung von externen Mitarbeitern und
  • (…) sein.

 

3. Fallstrick: Doppellizenzierung

Die wenigsten Unternehmen starten von der „Grünen Wiese“. Deshalb ist der Blick in das bestehende Software-Portfolio unerlässlich, um Doppelkäufe bzw. Doppellizenzierung zu vermeiden.

Software Portfolio Management

Schaubild 2

 

Oftmals wurden Softwarelösungen verschiedener Hersteller in der Vergangenheit mit aktiver Software Assurance beschafft, ohne den tatsächlichen Leitungsumfang regelmäßig mit anderen eingesetzten Lösungen abzugleichen. Klarheit kann ein Software-Portfolio-Management-Projekt vor der Einführung von Office 365 bieten, um zukünftig Funktionsüberschneidungen zu vermeiden bzw. auszuschließen.

Software Portfolio Management am Beispiel Office 365

Schaubild 3

Diese Herangehensweise spart langfristig unter anderem bei der Lizenzierung, dem Betrieb und der Migration auf neue Software-Release-Stände Kosten.

 

4. Fallstrick: Security & Compliance – DSGVO

Sieht man davon ab, dass eine Vielzahl von Softwarelösungen (Software-Zoo) die tägliche Arbeit der Mitarbeiter unnötig verkompliziert, kommt die Komplexität im Bereich Compliance- und Security-Anforderungen erschwerend hinzu. Um dieser Herausforderung gerecht zu werden, können weitere Tools eingesetzt bzw. erworben werden. Aus meiner Sicht ist dies nur bedingt zielführend, denn wenn im Vorfeld der Fallstrick 3 „Doppellizensierung“ verfolgte wurde, hat dieser auch einen positiven Effekt auf den Bereich Security und Compliance.  Es wird nur die Software eingesetzt, die auch tatsächlich benötigt wird. Siehe hierzu auch das Schaubild 2, mit dem klaren Fokus auf den tatsächlichen Bedarf.

Ein Software-Zoo von punktuellen Lösungen kann nicht nur aufwändig in der Handhabung sein, sondern auch die DSGVO-Compliance erschweren.

 


LeseTipp: Microsoft 365 Compliance Manager erleichtert Einhaltung von DSGVO


5. Fallstrick: Change-Management

Microsoft Office 365 ist eine Plattform-Lösung, die ständig weiterentwickelt wird und somit neue Funktionen und Dienste bereitstellt.  Das folgende Video „Office 365 Update November 2017“ veranschaulicht dies sehr gut.

 

Dieser Veränderungsprozess stellt nicht nur die IT-Abteilungen vor große und neue Herausforderungen, sondern bringt auch für Mitarbeiter viele Veränderungen mit sich:

  • Neue Funktionen und Dienste sind teilweise sofort verfügbar
  • Benutzeroberflächen vieler Anwendungen ändern sich kontinuierlich, wie beispielsweise bei Windows 10 und Office 365 ProPlus
  • Klassische Trainingskonzepte, die auf Veränderungs-Zyklen von mehreren Jahren ausgelegt sind, greifen nicht mehr

Mit Hinblick auf die Tatsache, dass nichts beständiger ist, als die Veränderung, sollten diese Aspekte auch bei der langfristigen Office-365-Change-Management-Strategie berücksichtigt werden.

 

Gerne stehe ich bei Fragen zu den genannten Szenarien bzw. Fallstricken zur Verfügung.

Grüße,

Thino Ullmann

 

 


Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.


 

 

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