Office 365 To-Do – weg mit dem Zettel-Allerlei

Microsoft schafft mit Office 365 To-Do die kleinen und bunten Klebezettel ab und bietet eine digitale Mobile-Lösung an. Office-365-Kunden können die To-Do-App ohne weitere Lizenzkosten direkt nutzen.

Jeder kennt die kleinen Gedächtnisstützen, die meist sichtbar an Monitoren platziert sind – und es werden ständig mehr. Aus eigener Erfahrung weiß ich, dass es bessere Lösungen gibt, gerade wenn man wie ich auch noch seinen Arbeitsplatz mobil nutzt.  Wir werden mit unserem Arbeitsplatz immer mobiler und viele fühlen sich ohne Laptop, Tablet und Smartphone unvollständig. Daher muss eine digitale Lösung für das Zettel-Allerlei her.

Der ein oder andere wird bereits Erfahrungen mit der Aufgaben-Funktion (Outlook Tasks) gemacht haben. Diese Funktion kann bei der Erstellung von Aufgaben/ Listen sicherlich hilfreich sein, aber eine optimale Lösung sieht anders aus. Es gibt sehr viele digitale Third-Party-Lösungen für das Problem. In diesem Beitrag gehe ich auf Microsoft Office 365 To-Do ein, da sich diese Lösung optimal in bestehende Office-365-Lösungen integriert, kein weiteres Daten-Silo erzeugt und gerade in Hinblick auf die Einhaltung von Security und Compliance-Anforderungen auf Office 365 Standardfunktionen setzt.

 

Konkret möchte ich auf folgende Produkte eingehen:

  • Was ist Microsoft office 365 To-Do?
    • Wunderlist vs. Microsoft To-Do
  • Integration in bestehende Umgebungen
  • Nutzungsmöglichkeiten
  • Security und Compliance
  • Lizenzierung & Aktivierung

 

Was ist Microsoft Office 365 To-Do?

Ohne Aufgabenlisten können heutzutage viele Menschen ihren Alltag nicht mehr bestreiten. Hier setzt Microsoft mit dem Tool als Task-Management-Lösung an. Ziel ist es, die Produktivität zu erhöhen und den Stresslevel beispielsweise durch vergessene Aufgaben zu reduzieren. Das folgende Video gibt einen kompakten Überblick über die Möglichkeiten, die die Lösung bietet (auch wenn es noch aus der Preview-Phase stammt).

 

Microsoft Office 365 To-Do vs. Wunderlist

Vor mehr als drei Jahren hat Microsoft mit dem Berliner Startup 6Wunderkinder die Schmiede, aus der die To-Do App Wunderlist entstammt, übernommen. Nach der Übernahme hat Microsoft mit diesem Team Office 365 To-Do entwickelt. Sofort brodelte die Gerüchteküche: Wird To-Do Wunderlist ablösen? Aktuell gibt es hierzu noch keine konkreten Aussagen, aber eine Ablösung von Wunderlist ist langfristig wahrscheinlich.

Im Gegensatz zu Wunderlist kommt To-Do mit einem schlichten Design und Funktionsumfang daher. Bis heute reicht dieser Funktionsumfang noch nicht an den der Wunderlist-App heran, dies dürfte aber nur eine Frage der Zeit sein, da To-Do kontinuierlich weiterentwickelt wird.

Ich habe mich für die Nutzung von To-Do entschieden, da sie sich optimal in meine Office-365-Umgebung, die ich Tag für Tag nutze, integriert. Ausschlaggebend war für mich, dass ich keine weitere Drittlösung einsetzen wollte, bei der ich mir immer wieder Gedanken über die Integration (Plug-ins etc.), das Management und dem damit verbundenen Daten-Silo machen musste.

 

Darstellung der Microsoft To-Do App auf einem Computer, iPhone und iPad
Quelle: Microsoft – Office 365 To-Do App wird auf allen gängigen Devices unterstützt

Integration in bestehende Umgebungen

Die Basis für die Nutzung bildet Exchange-Online. Eine reine On-Premise-Exchange-Landschaft wird seitens Microsoft nicht unterstützt, da es sich um einen Office 365-Cloud-Dienst handelt. Es dürfte gerade Outlook-Tasks-Nutzer freuen, dass Ihre Aufgaben und Listen automatisch in To-Do integriert werden. Eine Anpassung des eigenen Workflows ist nicht notwendig, da dieser um die Möglichkeiten von Microsoft To-Do erweitert wird. Der zentrale Speicherort bleibt mit Exchange-Online weiterhin bestehen! Weitere Informationen zu der Technologie im Hintergrund bietet der folgende Artikel: Link.

Wunderlist– und Todoist-Nutzer haben die Möglichkeit, Ihre Listen und Aufgaben über den folgenden Link in To-Do zu importieren: Link


LeseTipp: Surface Hub to go – ein digitales WhiteBoard für Office-365-Nutzer

Nutzungsmöglichkeiten

To-Do lässt sich auf den folgenden Plattformen nutzen und über die persönlichen Endgeräte synchronisieren:

 

Security und Compliance

Der Schutz von Daten sowie die Einhaltung der Compliance-Anforderungen spielen in der heutigen Zeit eine elementare Rolle. Microsoft To-Do ist ein Bestandteil von Office 365 und basiert auf Exchange-Online und den damit verbundenen Security- und Compliance-Funktionen. Die Daten werden mit dem jeweiligen Exchange-Online-Postfach des Nutzers synchronisiert. Dies bedeutet, beispielsweise bei einer europäischen Office-365-Umgebung (Tenant), dass rechtliche Anforderungen beim Routing und Speichern von Daten berücksichtigt werden müssen. Diese Daten werden z. B. die EU-Region nicht standardmäßig verlassen, um Anforderungen wie der EU-Standardvertragsklauseln zu erfüllen.

Darüber hinaus werden die Informationen auf den Exchange-Servern verschlüsselt (Encrypt at Rest)- Das gilt auch für die Übertragung von und zu der To-Do App oder dem Browser des jeweiligen Endgeräts. Weiterführende Informationen können der folgenden Webseite entnommen werden: „Review data storage and compliance in Microsoft To-Do“ – Link

 

Lizenzierung & Aktivierung

Die Microsoft-To-Do-Lizenz ist bereits in einer Vielzahl der Office 365 Suiten (Office 365 Business Essentials/ Premium, Enterprise E1-E5, Education E1-E5 und Enterprise Firstline F1-F2, etc.) enthalten. Dadurch können bestehende Office-365-Kunden To-Do direkt nutzen, ohne das Produkt zusätzlich lizenzieren zu müssen.

Die Aktivierung bzw. Deaktivierung erfolgt auf Benutzer-Basis und kann direkt im Office-365-Portal unter dem Menüpunkt „Admin Center“ oder beispielsweise per PowerShell getätigt werden. Das folgende Beispiel zeigt die Aktivierung im Office-365-Portal:

Darstellung der Aktivierung Microsoft Office 365 To-Do innerhalb des Office 365 Admin center
Quelle: Microsoft Office 365 Portal – Admin Center

 

Gerne stehe ich bei Fragen zur Verfügung.

Grüße,

Thino Ullmann

 

 


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