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Gibt es die eine perfekte Office 365 Lizenz, die für alle Mitarbeiter passt?

Bedarfsgerechte Lizenzierung mit Microsoft Office 365 bietet die Chance, Kosten zu optimieren und weitere bis dato nicht berücksichtigte Berufsgruppen an die digitale Infrastruktur anzubinden, um die Wertschöpfung zu erhöhen.

Bislang galt für viele Unternehmen bei der Einführung von Microsoft-Lösungen und den damit verbundenen Lizenzen, das Entweder-oder-Prinzip. Bis auf wenige Ausnahmeszenarien gab es bei der Lizensierung eines Microsoft Produktes keine Abstufung im Leistungsumfang. Dies hat sich mit der Einführung von Cloud Produkten wie beispielsweise Office 365 grundlegend geändert. Microsoft bietet im Bereich Office 365 eine Vielzahl an möglichen Lizensierungsszenarien an, angefangen bei den Einzelplänen, über Suiten bis hin zu All-in-One-Paketen, wie beispielsweise Microsoft 365 (M365). Die sich hierdurch ergebende Komplexität gilt es zu meistern und die daraus resultierenden Mehrwerte für das eigene Unternehmen zu nutzen. Wie dies gelingen kann, beschreibe ich in diesem Blogbeitrag.

Im Rahmen dieses Beitrags möchte ich auf folgende Produkte eingehen:

  • Einführung
  • Neue Möglichkeiten mit Office 365 F1 Frontline Worker
    • Funktionen/ Abgrenzung
  • Office 365 bedarfsgerechte Lizensierung
    • Bedarfsgerechte Lizenzierung am Beispiel eines Krankenhauses
  • Fazit

Microsoft bietet mit Office 365 eine Vielzahl an unterschiedlichen Produkten an, die es im Rahmen einer Office 365 Einführung zu kennen gilt, damit es beispielsweise nicht zu einer Doppellizensierung in einem Lösungsbereich kommt. Wie dies gelingen kann habe ich in einem gesonderten Artikel mit dem Titel „Nur wer sein Software-Portfolio kennt, kann Office 365 erfolgreich einführen!“ beschrieben.

 

Einführung

Softwarelösungen werden im Unternehmen von allen Abteilungen genutzt. Abhängig von der jeweiligen Branche in dem das Unternehmen tätig ist, unterscheidet sich diese Nutzung aber von Abteilung zu Abteilung und von Länderorganisation zu Länderorganisation. Hierauf haben Hersteller wie Microsoft reagiert und bietet inzwischen viele Möglichkeiten der Lizenzierung, sozusagen für jeden Bedarf die passende Lizenz bzw. Lösung. Abhängig von der Unternehmensgröße kann es somit unter anderem monetär sehr interessant sein, diese Möglichkeiten bei der Einführung zu berücksichtigen.

 

Neue Möglichkeiten mit Office 365 F1 Frontline Worker

Im Rahmen der Ingnite 2017 hat Microsoft eine weitere Suite namens Office 365 F1 angekündigt, welche die K-Pläne ersetzt. Diese Suite spielt eine wichtige Rolle, wenn es um den optimierten Einsatz von Office 365 Produkten bzw. Lösungen anhand von Benutzergruppen geht. Bei der Office 365 F1 Suite steht das „F“ für Fronline Worker, oftmals werden auch Begriffe wie „Blue Collar“- oder „White Collar“ Worker für diese Gruppe verwendet.

Hierbei handelt es sich um Berufsgruppen im Bereich Service und Produktion, bei denen der Fokus ihrer Arbeit nicht zum größten Teil an einem PC-gestützten Arbeitsplatz stattfindet, beispielsweise Industriearbeiter, Handwerker, Verkäufer und Krankenschwestern. Laut Aussage von Microsoft sind 80% der weltweiten Arbeiter Firstline Worker, die andere Anforderungen im Rahmen der vorschreitenden Digitalisierung an ihren Arbeitsplatz haben, als der klassische Büromitarbeiter.

LeseTipp: Forrester Total Economic Impact Spotlight Study: “Improving Frontline Worker Performance With Office 365.” – PDF

 

Funktionen/ Abgrenzung

Microsoft bietet abhängig vom jeweiligen Vertragsmodel Office 365 F1 zu einem Monatspreis von € 3,40 (im Jahresabonnement) an. Dieser günstigere Preis zu einer E3-Suite (€ 19,70 monatlich, im Jahresabonnement) ist dem teilweise reduzierten Funktionsumfang geschuldet, abgestimmt auf die Bedürfnisse dieser Berufsgruppen.

Allgemeine Übersicht der Funktionen:

Microsoft Office 365 F1 Übersicht

Quelle: Microsoft

Die folgende Webseite bietet die Möglichkeit alle Microsoft Pläne im Detail zu vergleichen (Office 365 Business Essentials, F1 bis E5) – Link.

 

Office 365 bedarfsgerechte Lizensierung

Da es bekannter weise nicht den Office 365 Plan gibt, ist es wichtig bei der Einführung von Office 365 über Benutzer- bzw. Berufsgruppen anhand ihres Bedarfs nachzudenken und diese zu gruppieren. Bei dieser Vorgehensweise ist es wichtig, diese nicht zu kleingliedrig einzuteilen, da ansonsten der Kostenaufwand für die Verwaltung im keinen Verhältnis zu dem Einsparpotenzial steht.

 

Bedarfsgerechte Lizenzierung am Beispiel eines Krankenhauses

Anhand eines konkreten sehr vereinfachten Szenarios möchte ich die Möglichkeiten einer Lizenzierung nach Berufsfeldern aufzeigen, hier am Beispiel eines Krankenhauses.

Office 365 F1 SzenarioBeispiele weiterer Kriterien für die Gruppierung:

  • Temporärer Bedarf im Rahmen von Projekten
  • Anbindung von Externen Mitarbeitern
  • (…)

 

Fazit

Bedarfsgerechte Lizensierung bietet somit Unternehmen die Chance Berufsgruppen im Unternehmen an die digitale Infrastruktur, beispielsweise mit Office 365 F1 Plänen anzubinden, die bis dato noch nicht aus Kostengründen berücksichtigt werden konnten.

Darüber hinaus bietet sie die Möglichkeit der Kostenoptimierung. Anhand des aufgezeigten Scenarios bedeutet dies bei den Office 365 F1 Usern (Basis: 552 Mitarbeiter) ein Einsparpotenzial von etwa € 21.859* pro Jahr im Gegensatz zu einer Lizensierung mit Office 365 E1-Plänen. Abhängig von Branche und Microsoft Vertragsmodellen lassen sich darüber hinaus noch weitere Optimierungspotenziale verwirklichen, beispielsweise in Verbindung mit einem Software Portfolio Management.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

 

*Die Basis für diese Berechnung waren die Standard Listenpreise von Microsoft Office 365, siehe Microsoft Webseiten.

Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.


 

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