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Smarter Teamwork mit Microsoft Office 365 Groups

Die Produkte von Office 365 sind durchweg von dem übergeordneten Thema der modernen Zusammenarbeit geprägt. Genau das greift auch Groups für Office 365 auf. Hier wurde ein gemeinsamer Arbeitsbereich für Teamkollegen geschaffen, um den täglichen Austausch von Informationen sichtlich zu erleichtern.

Bereits vor der Einführung von Office 365 Groups, haben viele von uns in Gruppen gearbeitet. Zum Beispiel Buddy-Listen von Skype for Business oder in Yammer. Auch bei SharePoint oder Exchange helfen Verteilerlisten den Überblick zu behalten. Das Manko an der ganzen Sache: Teilweise haben Unternehmen auch unterschiedliche Softwaresysteme an den verschiedenen Standorten eingesetzt, was die Komplexität um ein Vielfaches erhöht hat. Aus diesen unterschiedlichen Kanälen und Technologien sind im Laufe der Zeit Datensilos entstanden. Gleichzeitig ist die Datenqualität massiv gesunken.

Warum sollte ich Office 365 Groups nutzen?

Mitarbeiter befanden sich bisher immer auf der Suche:  Wo wurde in einem Projekt was wann & wie kommuniziert und danach abgelegt? Dabei ist die Bereitstellung von konsistenten Informationen für Projektgruppen oder Abteilungen eine wichtige Voraussetzung für schnelle und effektive Geschäftsprozesse. Nur so können Unternehmen letztendlich auch das Innovationstempo steigern.

Aus diesem Grund hat Microsoft Groups für Office 365 eingeführt, als erweitertes Kollaborations-Feature. Ziel von Groups ist es, Informationen über verschiedene Projektteams zu teilen, abzustimmen und diese besser zu organisieren.

Um Microsoft Groups  aktiv zu nutzen, bedarf es nur weniger Klicks, ohne hierfür die IT-Abteilung involvieren zu müssen. Es gibt öffentliche Gruppen, denen jeder Mitarbeiter beitreten kann, oder auch  „private Gruppen“ die nicht über die Suche gelistete werden, ideal für sensible Projekte. Nachdem ein Mitarbeiter einer Gruppe beigetreten ist, sind für ihn alle Unterhaltungen, Meilensteine und Dateien einsehbar. Er kann sich sofort ein schnelles Bild über den Status eines Projektes machen.

Groups kann entweder mittels Microsoft Outlook oder der Microsoft Office 365 WebApp (Abb1) genutzt werden.Microsoft Office 365 Applikationen die Groups unterstützt

Quelle: Microsoft. Was ist in Microsoft Office 365 Groups alles enthalten?

Darüber hinaus lassen sich mittels der Konnektor-Funktionalität weitere Programme  einbinden. Dabei spielt es keine Rolle, ob es von Microsoft bereitgestellt wird oder nicht.

Hier finden Sie ein paar Beispiele:

MicrosoftNon-Microsoft
–       Dynamics CRM Online

–       Salesforce

–       Twitter

–       RSS-feeds

–       Wunderlist

–       JIRA

–       GitHub

–       Zendesk

–       Beeminder

–       PaperDuty

–       UserVoice

–       und viele mehr

So lassen sich sehr schnell und einfach Office 365 Groups direkt von den Usern für die unterschiedlichen Anforderungen erstellen. Es werden keine zusätzlichen Informationen benötigt und der Overhead muss nicht wie in SharePoint einer eigenen Teamsite zugewiesen werden. Es entstehen keine weiteren Datensilos durch den Einsatz von Tool-Sets. Ab sofort können sich Teams auf strukturierte Weise vernetzen!

29122016 GroupsPortal.jpgDarstellung von Microsoft Office 365 in Outlook 2016

Quelle: Microsoft Office 365 Portal – Office 365 WebApp.

Was ist in Microsoft Office 365 Groups enthalten?

In Microsoft Office 365 Groups werden die verteilten Anwendungen konsolidiert und zentral bereitgestellt, wie zum Beispiel:

  • Kalender: Planung von Meetings, Veranstaltungen, Skype for Business Meetings
  • Gruppenpostfach: Gruppenkommunikation per E-Mail
  • Teams: chat-based workspace (aktuell in der Preview Phase) – Slack Alternative
  • Yammer: Social Media Kommunikation Plattform (voraussichtlich ab 2017 integriert)
  • Bibliotheken: Speichern/ Bearbeiten von Ordnern und Dateien
  • OneNote: zentrale „Aktenablage“ der Gruppenmitglieder
  • Office 365 Planner: Organisation bzw. Zuweisung von Aufgaben, Projektplänen, Abruf des Projektfortschritts etc.
  • OneDrive Next Generation Sync Client (NGSC) Preview Status: Synchronization von Daten

Darstellung der Einrichtung einer Office 365 Gruppe

Quelle: Microsoft Office 365 Portal – Neue Office 365 Gruppe erstellen

Im Rahmen meines Blogartikels konnte ich einige Grundfunktionalitäten aufzeigen, aber Microsoft Office 365 Groups besitzt eine Fülle an Funktionen, weitaus mehr als die hier genannten Office 365 Dienste und somit sind die Einsatzszenarien äußerst vielfältig und von den individuellen Anforderungen abhängig.

Sollte ich Ihr Interesse an Office 365 Groups geweckt haben, so können Sie mit einem Office 365 E1, E3 und E5 Plan Groups direkt nutzen, ohne eine weitere vertragliche Verpflichtung einzugehen.

Für mehr Informationen und Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
 
Mit freundlichen Grüßen,
Thino Ullmann

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