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Nur wer sein Software-Portfolio kennt, kann Office 365 erfolgreich einführen!

Die Einführung von Office 365 kann nur dann erfolgreich gelingen, wenn Unternehmen ihr bestehendes Software-Portfolio kennen und die Mehrwerte von Office 365 umsetzen.

Betrachtet man heutzutage die Softwarelandschaft in Unternehmen, gleicht sie einem Geflecht aus verschiedenen Applikationen, die gleichzeitig Zeitzeuge der geschichtlichen Entwicklung im Unternehmen sind. Angefangen bei jahrzehntealter, selbstentwickelter Spezialsoftware bis hin zu Standardprogrammen, die in unterschiedlichen Unternehmensbereichen von verschiedenen Herstellern für die gleiche Aufgabe genutzt werden.

Da braucht man sich nicht zu wundern, wenn die meisten IT-Leiter sich wie Zoowärter vorkommen, wenn es nur um die Auswertung der eingesetzten Lösungen geht. Auch auf der finanziellen Seite sieht die Situation nicht besser aus: Zahlreiche Lizenzverträge mit suboptimalen Einkaufskonditionen bei den unterschiedlichen Herstellern belasten zusätzlich das IT-Budget. Jede Hersteller-Lösung, oder besser gesagt, jedes Lösungs-Gehege in diesem Zoo muss gepflegt werden und möchte etwas von dem IT-Budget abbekommen. Letztendlich ist es die Aufgabe des Zoowärters, all seine Tiere zu ernähren – oder nicht?!

Wenn jetzt auch noch weitere Lösungen, wie beispielsweise Office 365, eingeführt werden sollen, vereinfacht dies nicht direkt die bestehende bzw. zukünftige Hersteller-Situation im Unternehmen – aber muss das so sein?


LeseTipp: Gibt es die eine perfekte Office 365 Lizenz, die für alle Mitarbeiter passt?


Im Rahmen dieses Beitrags möchte ich auf folgende Punkte eingehen und unter anderem Lösungsmöglichkeiten für die erfolgreiche Einführung von Office 365 aufzeigen:

  • Software Portfolio Management als Basis für zukünftige Lösungen
  • Office 365 – mehr als die reine Office-Anwendung
  • Office 365 & Software Portfolio Management
  • Fazit

 

Software Portfolio Management als Basis für zukünftige Lösungen

Wenn man den eingangs erwähnten Zoo an Software-Lösungen analysiert und grafisch auswertet, kommt man schnell zu dem folgenden Ergebnis, das einem Zoo mit verschiedenen Gehegen ähnelt.

Software Portfolio Management

Die gemeinsame Schnittmenge an benötigen Software-Lösungen im Unternehmen ist im Verhältnis zu den anderen Bereichen erschreckend gering. Erschwerend kommt hinzu, dass oftmals Softwarelizenzen mit Wartung erworben wurden, so dass immer die aktuellste Softwareversion eingesetzt werden kann. Einhergehend mit diesen neuen Versionen reichern Softwarehersteller diese kontinuierlich mit neuen Funktionen an, wodurch sich der Funktionsumfang der einzelnen Lösung über die Jahre mit anderen Softwareprodukten schnell überlagern kann. Eine Analyse dieser Überschneidungen kann dazu führen, dass verschiedene Softwareprodukte den gleichen Bedarf adressieren, ohne dass dies im Unternehmen erkannt wurde.

Zwischen-Resümee

Diese Herausforderungen zu meistern ist nicht ganz einfach und in den meisten Fällen sehr aufwendig. Wer kennt schon alle Funktionen der eingesetzten bzw. lizenzierten Softwareprodukte im Unternehmen und kann diese vollumfänglich analysieren und auswerten? Hier setzen Software-Portfolio-Management-Werkzeuge an, die diese Bereiche aufdecken und im Rahmen eines Projektes Einsparpotenziale aufzeigen, die weit über die Anfangsinvestition hinausgehen. Die hieraus resultierenden Erkenntnisse bilden die Basis für die erfolgreiche Einführung von Office 365, auf die ich im nächsten Abschnitt eingehen möchte.

 

Office 365 – mehr als die reine Office Anwendung

Der Name „Microsoft Office 365“ hat seit der Einführung vor vielen Jahren für viel Verwirrung gesorgt.  Anfänglich wurde ich gefragt, wo man die CD für Office 365 beziehen kann, da der Begriff Microsoft Office immer in Verbindung mit dem klassischen Office Suite gebracht wurde. Office 365 ist aber mehr als das klassische Microsoft Office (ProPlus) und auch weitaus mehr als die teilweise enthaltenen Produkte bzw. Lösungen wie beispielsweise Exchange- und SharePoint Online. Dies veranschaulicht sehr gut die folgende Übersicht von Matt Wade.

Matt Wade - icansharepoint

Quelle: http://icansharepoint.com/

Diese Übersicht kann nicht alle Office-365-Produkte und -Lösungen aufzeigen, weshalb ich, im Folgenden weitere aufliste, ohne den Anspruch der Vollständigkeit zu verfolgen.

  • Cloud PBX – cloudbasierte Telefonanlage
  • Cloud PSTN – Anrufpläne
  • Meeting Broadcast – Live-Konferenzen mit bis zu 10.000 Teilnehmern
  • MfA – mehrstufige Authentifizierung
  • Secure Score – analysiert die Sicherheit der Office-365-Organisation
  • Advanced Threat Protection – E-Mail-Schutz in Echtzeit
  • und viele mehr

Office 365 & Software-Portfolio Management

Sehr oft mache ich die Erfahrung, dass der dargestellte, volle Leistungsumfang von Office 365 nicht bekannt ist. Somit wird der Fokus bei der Einführung nur auf die allgemein bekannten Produkte wie beispielsweise Office, Exchange- und SharePoint Online mit OneDrive gelegt.

Diese Vorgehensweise fördert den Software-Zoo im Unternehmen. Es wird eine weitere Produkt-Suite eingeführt, ohne in diesem Zusammenhang die bereits erworbenen und eingesetzten Produkte in ihren Daten-Silos zu betrachten. In der folgenden Grafik habe ich diese Überschneidungen der Produkte sehr rudimentär dargestellt – erneut ohne den Anspruch auf Vollständigkeit zu verfolgen.

Software Portfolio Management am Beispiel Office 365

Aus meiner Sicht sollte in diesem Zusammenhang ein Software-Portfolio-Management-Projekt zusammen mit der Einführung von Office-365-Komponenten durchgeführt werden. Dadurch können sowohl Mehrfach-Lizenzierungen für einen Funktionsbereich vermieden bzw. reduziert werden als auch

  • Software-Kosten reduziert werden, (Bsp. Senkung von Einkaufskonditionen, Bündelung von Herstellern & Funktionen).
  • Betriebskosten verringert werden, (Bsp. durch die Reduzierung der Hersteller und die damit verbundenen Wartungs- & Support-Verträge).
  • der Security-Level erhöht werden, (Bsp. wodurch sich Datenschutz und -sicherheit (Compliance) leichter zentral umsetzen und auswerten lassen).
  • Folgeaufwendungen in den Bereichen Patch- und Schnittstellen-Management, Migrationsaufwendungen und Mitarbeiter-Trainings deutlich reduziert werden.
  • die Usability erhöht bzw. vereinfacht wird, was zu einer höheren Akzeptanz und Effizienz bei den Mitarbeitern führt und somit die Wertschöpfung steigert.

Bei der Entscheidung für oder gegen einzelne Office-365-Komponenten geht es letztendlich um die Abwägung „Best-of-Breed“ vs. „Best-of-Suite“. Hierbei bedarf es jeweils einer Einzelbetrachtung und Bewertung der bisher eingesetzten Software im Gegensatz zu dem ganzheitlichen Lösungsansatz von Office 365. Die Grafik von Matt Wade veranschaulicht diesen Office 365 Ansatz, für eine erste Bewertung des Zusammenspiels der Komponenten, sehr gut.

Matt Wade - icansharepoint

Quelle: http://icansharepoint.com/

 

Fazit

Der Bereich IT-Infrastruktur, Betrieb und Lizenzierung ist über die Jahre sehr komplex geworden, da Lösungen bzw. Produkte oftmals nach dem „Best-of-Breed“-Ansatz des jeweiligen Mitarbeiters, der Abteilung oder Länderorganisation beschafft und eingeführt wurden, ohne das große Ganze im Blick zu behalten. Die Einführung von Office 365 kann als Chance verstanden werden, anhand von fest definierten Entscheidungskriterien Einzelanwendungen in Office 365 zu überführen und somit den Software-Zoo zu konsolidieren. 

Viele Einzellösungen ergeben schön längst nicht mehr ein großes Ganzes, sondern einen Lösungs-Zoo, welcher Unternehmen zukünftig daran hindert, auf schnell und ständig wechselnde Geschäftsanforderungen zu reagieren, da die Ressourcen hier gebunden wurden.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

 

 


Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.


 

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