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Schattten-IT als Innovationsmotor – WhatsApp & Co

Wir chatten und teilen Daten, so viel wie noch nie! WhatsApp, DropBox und andere Cloud-Dienste, welche für die private Nutzung ausgelegt sind, sind aber oftmals fester Bestandteil der Schatten-IT. Für die Benutzer liegt der Vorteil klar auf der Hand, sie sind schneller und effizienter als die Unternehmens-Applikationen. Die Frage die sich bei diesem Szenario stellt, welche Alternativen gibt es, die die Bedürfnisse beider Seiten – Mitarbeiter und IT-Abteilungen berücksichtigen? Was können Unternehmen unternehmen?

In den letzten Jahren hat die Entwicklung im privaten Umfeld die technologische am Arbeitsplatz weit überholt. Ein Trend der hierzu besonders beigetragen hat, ist die „Consumerization of IT“, die Entwicklung von einem Unternehmens-orientierten zu einem Benutzer-fokussierten Markt. Somit kommen technologische Entwicklungen zuerst bei dem Benutzer an. Resultierend daraus nutzen Mitarbeiter nicht nur ihre eigene Hardware, sondern auch die damit verbundenen Applikationen, wie zum Beispiel WhatsApp, DropBox, SnapChat etc. Die Erwartungen der Benutzer sind hoch – moderne Hard- & Software, die die Usability wie zum Beispiel von WhatsApp wiederspiegelt! Auf der anderen Seite mangelt es an der Akzeptanz, Budget und Zeit in den IT-Abteilungen entsprechende Enterprise-Lösungen einzuführen. Oftmals werden die Anforderungen der Benutzer mit Lösungen umgesetzt, die der Usability der User nicht entspricht und somit an der Akzeptanz scheitert. Bei größeren Unternehmungen haben oftmals Abteilungen unterschiedliche Ansprüche an die Technologien die sie täglich brauchen, was erschwerend hinzukommt. Somit ist es nicht verwunderlich, dass bei der Einführung von IT-Lösungen Sätze fallen wie zum Beispiel

„Das kann ich mit der App XY auf meinem Handy aber besser und einfacher nutzen!“

Die Konsequenz ist ein Ping-Pong-Spiel zwischen IT-Abteilungen und Benutzer. Die IT-Abteilungen blocken Webseiten, Apps etc. und der Benutzer probiert neue Wege aus, diese Blockaden zu umgehen! Unternehmen kommen somit in den Zugzwang, erlauben bzw. dulden oder konsequent verbieten!?

 

Spannungsfelder Fach- und IT-Abteilungen    

Darstellung der Spannungsfelder im Rahmen der Schatten-IT

Quelle Microsoft

Anbieter wie Amazon, Microsoft oder Google ergänzen laufend ihre Cloud-Dienste mit unternehmenstauglicher Sicherheitsfunktionalität, aber oftmals scheitern diese Cloud- und Mobility-Lösungen selbst an der Akzeptanz in den IT-Abteilungen. Cloud-Anwendungen lassen sich schnell und kostengünstig einsetzen, auch an der Kontrolle der IT vorbei. Daraus resultierend kommt es schnell zu Spannungen bzw. Konflikten zwischen Benutzern, Fach- und IT-Abteilungen. Die Frage die sich IT-Abteilungen stellen sollten ist nicht, wie Schatten-IT bekämpft werden soll, sondern wie sie bestmöglich in das IT-Management integriert werden kann, ohne die Vorteile und Funktionsumfang der verwendeten Applikationen zu verlieren.

 

Schatten-IT als Innovationsmotor erkennen

Im Rahmen von Applikationen-Scans und Audits stellen IT-Abteilungen nicht selten fest, dass die eingesetzten Schatten-IT Lösungen den offiziellen überlegen sind und kommen in einen Zugzwang. Ein Lösungsansatz kann die Überführung dieser Systeme in ein offizielles IT Serviceangebot sein – „Legalisierung“, wodurch die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und Fachabteilungen steigt, die bis dato diese Lösung unter der Hand eingesetzt haben. Diese Herangehensweise fördert gleichzeitig die interne Akzeptanz der IT-Abteilung, das Verständnis für den Bedarf der Mitarbeiter wird erhöht und kann zukünftig mitberücksichtigt werden.

Bei Produkten die nicht auf Unternehmens Niveau „legalisiert“ werden können ist es wichtig, die Mehrwerte in Enterprise-Applikationen zu überführen, so dass ein „illegaler“ Einsatz seitens der Benutzer obsolet wird.  Damit Schatten-IT für zukünftige Lösungen als Chance gesehen werden kann ist es wichtig, Fachbereiche als zentrale Akteure bei der Planung und Erstellung von IT-Leistungen zu akzeptieren und frühzeitig mit einzubinden, um somit den Wildwuchs sowie auch die Risiken durch ein gezieltes Management der dezentralen Lösungen zu reduzieren. Ein Ansatz hierzu können Mitarbeiterbefragungen sein, die den Bedarf analysieren, auch in Hinblick der einsetzten Lösungen im privaten Umfeld, die einen Mehrwert im Business-Einsatz für den Mitarbeiter bilden können.

 

„Eine Lösung für Alle“ bietet mehr Sicherheit – „Best-of-Suite“

Viele Cloud-Anbieter haben bereits auf die Anforderungen reagiert und bieten Ihre Consumer-Produkte und -Lösungen auf Unternehmensniveau an, gerade in Hinblick auf

Darstellung von Daten-Silos im Unternehmen

Beispiel Kommunikation-Silos

die abweichenden Anforderungen im Bereich Datenschutz, Sicherheit und Compliance. Eine Frage die sich in diesem Zusammenhang stellt ist, soll ein Unternehmen hierbei die einzelne Applikation einführen oder den „Best-of-Suite“-Ansatz verfolgen? Gerade im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit ist für mich der „Best-of-Breed“-Ansatz der falsche Weg, denn wenn nur dieser ganzheitliche „Best-of-Suite“- Ansatz gelingt, werden Daten-Silos reduziert bzw. vermieden und Mitarbeitern die Toolsets zur Verfügung gestellt, die sie wirklich benötigen und auch nutzen wollen.

 

„Best-of-Suite“ Ansatz am Beispiel von Microsoft Lösungen

Diesen „Best-of-Suite“-Ansatz möchte ich anhand von Microsoft Lösungen in Verbindung mit den Herausforderungen die aus der Schatten IT resultieren hier aufzeigen. Im Rahmen der Microsoft „mobile first/cloud first“-Strategie und der Einführung beispielweise von Office 365 hat Microsoft auf die sich ständig ändernden Anfoderungen in den Unternehmen reagiert, gerade auch in Hinblick auf die Benutzer. Hierbei ist immer die Rede von „user centric“-Ansatz, welcher die Anfoderungen des Benutzers in den Mittelpunkt rückt und das Ziel hat, Applikationen und Lösungen bereitzustellen, die der Benutzer wirklich benötigt. Gerade diese herangehensweise ermöglicht es Unternehmen die Schatten-IT durch Produkte/Suiten abzulösen mit Lösungen die Enterprise-Ready sind. Die folgende Grafik veranschaulicht sehr gut diesen Wandel, wodurch sich Interessenskonflikte und Missbrauch in einer „Modern Umgebung“ leichter vermeiden lassen.

Evolution des Modernen Arbeitsplatz von Microsoft

Quelle Microsoft

Neben den klassichen Microsoft Produkten wie zum Beispiel Office 365 ProPlus, Exchange, SharePoint und Skype for business können bestehende, teilweise in der Schatten-IT betriebene Lösungen ersetzt und ein ganzheitlicher Ansatz verfolgt werden.

Beispiele für eine mögliche Transition:

Slack, WhatsApp, Hipchat -> Microsoft Teams

SugarSync, Google Drive, Dropbox -> OneDrive for business

Taskworld, Google Tasks, Toodledo -> Microsoft Planner

Facebook -> Microsoft Yammer

Google Notizen, Apple Evernote -> Office OneNote

 

Fazit

Schatten-IT sollte als Chance für Innovation verstanden werden, anstatt vergeblich dagegen zu kämpfen. Die IT-Abteilung müssen in diesem Zusammenhang enger mit den Benutzern zusammen arbeiten und Apps und Tools gemeinsam ausprobieren, wodurch das gesamte Unternehmen profitieren kann. Gleichzeitig kann in diesem Zusammenhang den grundsätzlichen Ansprüchen an Sicherheit und Compliance aus Sicht des Unternehmens Genüge getan werden.

Für Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.
 
Mit freundlichen Grüßen,
Thino Ullmann

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