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Social Collaboration als logische Konsequenz der Globalisierung

Seit Jahren schreitet die Globalisierung unaufhaltsam voran, neue und wachsende globale Märkte und die damit verbundene Internationalisierung der Belegschaften stellen neue Anforderungen an die Kommunikation in den Unternehmen. Es wird „just in time“ über Landesgrenzen und Zeitzonen hinweg kommuniziert. Unterschiedliche Kulturen, divergierende lokale und globale Interessen und die Distanz der Personen untereinander sorgen für Konflikte und Isolation Beteiligter – Reibungsverluste sind somit vorprogrammiert.

„Gerade im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit ist für mich der „Best-of-Breed“-Ansatz der falsche Weg.“

In Zeiten der Globalisierung wird das Lernen voneinander und Zusammenarbeiten immer wichtiger, interkulturelle Teams sind inzwischen auf jeder Ebene in den Unternehmen anzutreffen. Damit einhergehend gewinnt die Diversität von Teams und ganzen Abteilungen immer mehr an Bedeutung, neben Mehrwerten wie der Reduzierung der Reisekosten und flexiblem Arbeiten. Aber wie gelingt es, diese Gruppen produktiver und wertschöpfend zusammenarbeiten zu lassen, wenn Faktoren wie Zeitzonen, Standorte (Büro vs. Home Office), kulturelle Präferenzen und Sprachbarrieren dem gegenüberstehen?

Kommunikation 2.x greift zu kurz

Telefonkonferenzen, E-Mail und der Austausch über Collaboration-Plattformen sind seit Jahren etablierte Lösungen, aber sie dienen in weiten Teilen nur der Reduzierung räumlicher Distanz. Darüber hinaus werden anfangs erwähnte Barrieren, beispielsweise in Telefonkonferenzen, nicht abgebaut, wodurch betroffene Mitarbeiter sich schnell an den Rand gedrängt fühlen und keine aktive Rolle einnehmen können. Erschwerend hinzu kommen Zeitzonen-Unterschiede: der eine Mitarbeiter startet gerade in den Arbeitstag, während der andere nur darauf wartet, in den Feierabend gehen zu können.

Lösungsansätze in Zeiten fortschreitender Globalisierung

Neben der Förderung von interkulturellen Kompetenzen kann Social Collaboration einen wertvollen Beitrag zum Abbau dieser Barrieren leisten. Beispiele hierfür sind:

Anwesenheitsstatus

Egal ob lokal (Büro, Home Office, Hotel) oder global zusammengearbeitet wird, Präsenzinformationen bilden die Basis für eine erfolgreiche Kommunikationsstrategie. Zeitzonen und Arbeitszeiten rücken in den Hintergrund. Die Verfügbarkeit ist auf einen Blick erkennbar und das entsprechende Tool kann für eine erfolgreiche Kommunikation gewählt werden – Anruf, Chat oder E-Mail.

Telefonkonferenzen mit Gruppen- Chat-Funktionalität

Beispielsweise können zurückhaltende  asiatische Kollegen und Kollegen mit Sprachbarrieren mittels Chat oder Online-Abstimmungen integriert und Sprachbarrieren mittels Chat-Übersetzer überwunden werden.

Chat-basierter Team-Workspace

Es muss nicht immer direkt ein Telefonat oder eine Telefonkonferenz sein, um sich abzustimmen. On- oder Offline zu kommunizieren – ohne sich Gedanken über Arbeitszeiten/Zeitzonen zu machen – ist hierbei gängige Praxis, neben dem Chat-basierten Arbeiten an gemeinsamen Daten und Dokumenten.

Social Intranet – unternehmensinternes „Facebook“

Es wird immer wichtiger, dass alle Mitarbeiter einfach und abteilungsübergreifend kommunizieren können, um am Ende des Tages Innovationen im eigenen Unternehmen zu fördern und die Wertschöpfung zu erhöhen. Starre und eindimensionale Kommunikation per E-Mail & CC-Funktion ist keine adäquate Lösung. Ein Social Intranet forciert den komfortablen abteilungsübergreifenden Austausch von Wissen in Gruppen.

Collaboration & Content Management

Zitat: „Wenn Siemens wüsste was Siemens weiß“. Neben den allgemein klassischen Daten in Unternehmen erzeugt auch die Kommunikation der Mitarbeiter Informationen und völlig neu gewonnenes Wissen, welches es zu erfassen und bewahren gillt. Diese Daten werden zu einem ernstzunehmendem Wettbewerbsfaktor – Wissenskapital. Somit rückt die Frage nach dem damit verbundenen Management dieses Wissenskapitals immer mehr in den Mittelpunkt. Es bedarf einer zentralen Plattform, die Themen wie Informationsvermittlung, Interaktion, dynamische Wissensvermittlung, Zusammenarbeit und Vernetzung fördert.

Device-Unabhängigkeit

Globalisierung und die damit verbundene Diversity im Bereich der eingesetzten Endgeräte (Handy, Laptop etc.) haben einen direkten Einfluss auf den Erfolg aller Bestrebungen. Während in Ländern wie Deutschland der Anteil von „Bring your own device“ (BYOD) eher gering ausfällt, sind Länder wie China, USA, Indien und Brasilien hier wiederum führend. Eine lokale Betrachtung und die damit verbundenen Device-Strategien reichen nicht aus, wenn es um einen globalen einheitlichen Ansatz geht. Somit müssen die aufgezeigten Lösungsansätze diesen unterschiedlichen Voraussetzungen folgen – und zwar Geräte- & Plattform-unabhängig.

Gibt es DIE Lösung und den damit verbundenen Anbieter?

Seit Jahrzehnten setzen Unternehmen auf den „Best-of-Breed“-Ansatz bei der Beschaffung von Enterprise Software. Es geht darum, die bestmögliche Lösung für die jeweilige Anforderung zu finden. Setzt man diesen Ansatz auf die ausgeführten Lösungsansätze um, würde pro Teilbereich ein anderer Anbieter eingesetzt:

Anwesenheitsstatus: Cisco CallManager, IBM Lotus Sametime, Microsoft Skype for Business, Aastra, Alcatel-Lucent, Unify…

Telefonkonferenzen mit Gruppen-Chat-Funktionalität: Cisco CallManager, IBM Lotus Sametime, Microsoft Skype for Business, GoToMeeting, Adobe Connect…

Chat-basierter Team-Workspace: Slack, Hipchat, Zapier, Microsoft Teams, Samepage

Social-Intranet: Workspace by Facebook, Microsoft Yammer, Coyo, Communote…

Collaboration & Content Management: IBM Lotus Domino, Google for work, Samepage, SharePoint, Confluence (by Atlassian), Google Drive, Onedrive for Business, Box for Business

Device-Unabhängigkeit: abhängig vom Anbieter.

Unabhängigkeit und Flexibilität ist bei „Best-of-Breed“ Trumpf, aber es gibt auch Schattenseiten:

  • Wie kann die Integration mehrerer Lösungen erfolgen, beispielsweise Schnittstellen und Updates einzelner Komponenten?
  • Wie kann Wartung und Support bei einer heterogenen Lösung erfolgen – ganzheitlich?
  • Wie gestaltet sich die Wirtschaftlichkeitsbetrachtung (ROI/TCO)?

Gerade im Bereich Kommunikation und Zusammenarbeit ist für mich der „Best-of-Breed“-Ansatz der falsche Weg. Die Gründe hierfür habe ich in einem meiner älteren Beiträge bereits aufgezeigt: „Kommunikation 4.0 – Silos gehören auf den Bauernhof!“

Statt „Best-of-Breed“ sollte der „Best-of-Suite“-Ansatz verfolgt werden, den ich hier am Beispiel der Microsoft Produktpalette aufzeigen möchte:

  • Anwesenheitsstatus: Microsoft Skype for Business/ -online, Microsoft Office 365 Teams

  • Telefonkonferenzen mit Gruppen-Chat-Funktionalität: Microsoft Skype for Business/ -online, Microsoft Office 365 Teams

  • Chat-basierter Team-Workspace: Microsoft Skype for Business/ -online, Microsoft Office 365 Teams

  • Social-Intranet: Microsoft Yammer
  • Collaboration & Content Management: Plattform: Sharepoint/-online, OneDrive for Business, Office 365 Groups

  • Device Unabhängigkeit: auf allen gängigen Plattformen x86,iOS, Android, OSx etc.

In Microsoft Office 365 Groups werden die genannten Anwendungen konsolidiert und zentral bereitgestellt, wie auch:

  • Kalender: Planung von Meetings, Veranstaltungen, Skype for Business Meetings

  • Gruppenpostfach: Gruppenkommunikation per E-Mail

  • Bibliotheken: Speichern/Bearbeiten von Ordnern und Dateien

  • OneNote: zentrale „Aktenablage“ der Gruppenmitglieder

  • Office 365 Planner: Organisation bzw. Zuweisung von Aufgaben, Projektplänen, Abruf des Projektfortschritts etc.

  • OneDrive Next Generation Sync Client (NGSC): Synchronisation von Daten

Collaboration Daten Silos vs Office 365 Groups

Microsoft Office 365 Groups Feature Überischt zum Thema Collaboration

Quelle Microsoft

Chance Software-Konsolidierung

In Hinblick auf eine ganzheitliche Kommunikationsstrategie können gleichzeitig auch Kosten optimiert werden, gerade unter dem Aspekt der erheblichen Software-Kosten in den heutigen IT-Budgets. Mit der Reduzierung der unterschiedlichen Software-Hersteller und weiteren Maßnahmen können nicht genutzte Potenziale realisiert, die Effizienz gesteigert und zusätzlich erhebliche Skaleneffekte erzielt werden – von der Lizenz, dem Deployment bis hin zum Betrieb und dem damit verbundenen Software LifeCycle.

Fazit

Microsoft bietet somit die Möglichkeiten, einen „Best-of-Suite“ Ansatz über alle Bereiche zu verfolgen und integriert diesen in bereits bestehende Infrastrukturen, unabhängig davon, wo diese betrieben werden: in der Cloud, On-Premises oder Hybrid. Gleichzeitig bietet Microsoft mit seinen Office 365 Suiten (E-Pläne, Dual Access Rights – On-Premises/Hybrid) die Chance, Software & Hersteller zu konsolidieren und weitere Einsparpotenziale über die Lizenzierung hinaus zu realisieren.

Bei Fragen stehe ich Ihnen gerne zur Verfügung.

Mit freundlichen Grüßen,

Thino Ullmann

 

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