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Collaboration-Tools: Die unsichtbare Compliance-Falle

Collaboration-Tools wie Microsoft Teams, Cisco Webex & Co. sind die Gewinner der Stunde. Doch sie haben eine Schattenseite: ein erhöhtes Compliance-Risiko. Und damit meine ich nicht die richtige Lizenzierung …

Welches Compliance-Risiko bergen Collaboration Tools?

Zuerst möchte ich alle Lizenzmanager und SAM-Verantwortlichen beruhigen. Die Lizenz der Collaboration-Software stellt ausnahmsweise kein direktes Problem dar. Auch IT-Leiter können sich kurz zurücklehnen: Es geht nicht um Bugs und Sicherheitslöcher.

Stattdessen möchte ich von einem ganz trivialen Thema erzählen.

Haben Sie sich einmal gefragt, wer für die Lizenzierung von Bildern, GIFs und Videos im Unternehmen ist?

Diese Frage habe ich Entscheidern gestellt. Die Antworten sind unterschiedlich:

  • „Die Marketing-Abteilung. Sie arbeitet bei uns mit Bildmaterial.“
  • „Der Vertrieb. Er wird die Bilder für PowerPoints sicherlich irgendwo einkaufen und lizenzieren.“
  • „Die IT-Abteilung. Sie kümmert sich um alle digitalen Themen.“

Jedoch lautete die häufigste Antwort: „Ich weiß es einfach nicht“. Auch der Telefonjoker – der Anruf der Kollegen – lieferte keine Ergebnisse.

Bei vielen Unternehmen erstreckt sich das Risikomanagement also nicht bis zu diesem Punkt. Dabei sollte eigentlich auch die Verwendung von Bildern zu den Compliance-Richtlinien zählen.


Lesetipp: “Homeoffice vs. Büro? Jetzt zukunftsrobuste Workplace-Strategie entwickeln”


Das Problem: Die Krise befeuert den Einsatz illegaler Inhalte

Bisher sind Unternehmen vielleicht noch so davon gekommen. Nur das Marketing hat hin und wieder GIFs auf Facebook oder Fotos auf der Website geteilt.

Und jetzt? Die letzten Monate haben alles verändert. Jeder Mitarbeiter mit einem PC-Arbeitsplatz verschickt Fotos, nutzt tolle Hintergründe oder sendet das ein oder andere Meme einfach mal so, ohne nachzudenken.

Collaboration-Tools und Plattformen zur Online-Kommunikation verstärken diesen Trend. Denn es ist jetzt viel einfacher, schnell mal ein Bild oder Video zu teilen. Früher nutzten wir aufwändige Textnachrichten oder Mails – heutige klicken wir im Chat des Videokonferenzsystems mit einer Fingerbewegung auf „send“.

Es ist ja auch so einfach. Wir müssen nichts installieren. Wir brauchen keine Administratoren-Rechte. Stattdessen: Browsen im Internet, klick, klick, herunterladen, klick, klick, der Kollege lacht am anderen Ende der Webkonferenz.

Einfach gesagt: „Wer Inhalte findet, kann sie auch verwenden“.

Dazu kommen neue Collaboration-Lösungen

Gift für das Compliance-Management sind die tollen Features, die uns die Tools zur Web-Collaboration liefern. Microsoft Teams, Cisco Webex, Zoom, Slack. Sie alle haben super Ideen, um uns das Leben einfacher zu machen – und den Compliance-Prozess gleichzeitig zu erschweren.

Dazu gehören neue Funktionen. Zum Beispiel der virtuelle Hintergrund. Er erlebt aktuell einen richtigen Hype, natürlich vor allem im Homeoffice. Doch auch darüber hinaus nutzen Menschen diese Funktion gerne in Webkonferenzen.

Dafür sorgen auch Wettbewerbe, wer den ausgefallensten Hintergrund mit WOW-Effekt hat. Ich gebe zu: Ganz unschuldig bin ich auch nicht. Obwohl ich als Kölner eher klassisch den Kölner Dom ausgewählt habe, ob in Microsoft Teams oder Cisco Webex.

Doch woher haben wir diese Bilder?

Die Antwort: „Aus dem Internet“. Die wenigsten Mitarbeiter verwenden Hintergründe, die ihnen offiziell vom Unternehmen bereitgestellt wurden. Und das ist ein Problem.

Wie sollten wir mit dem Compliance-Risiko umgehen?

Der ein oder andere Leser denkt vielleicht bereits darüber nach, einfach auf die Social Collaboration Tools zu verzichten. Schließlich verhindert man nur so solche Szenarien. Sicher ein Ansatz – aber Mitarbeiter finden meistens doch Wege, diese Maßnahmen zu umgehen.

Deswegen lautet meine Antwort: Unternehmen sollen den entsprechenden Content einfach bereitstellen. Am besten pflegen sie sie sogar direkt in die Tools ein. Entsprechende Lösungen nennt man Digital Asset Management (DAM) oder Media Asset Management.

An dieser Stelle möchte ich einen Hersteller empfehlen, den meine Kollegen und ich täglich selbst nutzen: Pickit. So heißt der Hersteller der meistgenutzten Add-Ins für Microsoft Office-Applikationen. Durch die Integration in Microsoft Teams, PowerPoint & Co haben Mitarbeiter einen direkten Zugriff auf den gemanagten und legalen Content, der über Pickit für das Unternehmen bereitgestellt wird.

Da es sich bei Pickit um eine Digital-Asset-Management (DAM) Lösungen handelt, bietet es Unternehmen darüber hinaus eine Vielzahl an weiterer Vorteile, beispielsweise:

  • Vereinfachtes Management: Das zentrale Management verwaltet die zur Verfügung gestellten Inhalte. Es sorgt dafür, dass keine Bilder ohne notwendige Lizenzen, veraltete oder nicht genehmigte Grafiken verwendet oder über das Unternehmen hinaus geteilt werden.
  • Zeitersparnis: Alle Mitarbeiter im Unternehmen wissen, welchen Content sie sorglos nutzen können, ohne lange zu suchen.
  • Rechtssicherheit: Urheberrechtsverletzungen, etwa bei Fotos und Videos, können vermieden oder mindestens reduziert werden.
  • Markenkonsistenz: Mitarbeiter nutzen nur noch freigegebene Inhalte (Key Visuals, Logos, Unternehmensfotos). So tritt die Marke nach außen einheitlich auf.
  • Immer aktuell: Über das DAM können Sie Assets einfach updaten. So ist jeder auf dem neusten Stand. Das doppelte Abspeichern der gleichen Datei an verschiedenen Orten wird vermieden.

Mein Fazit zu Compliance-Risiken in Collaboration-Tools

Bilder, GIFs, Grafiken und Videos sind heute fester Bestandteil unserer Kommunikation. Nicht nur in sozialen Netzwerken, sondern auch im Unternehmen.

Darum müssen wir uns dieser Situation bewusst sein. Denn täglich setzen sich Unternehmen der Gefahr nicht-lizenzierten Contents aus. Er taucht im Video-Hintergrund auf, in internen Konferenzen oder externen Chats. Es gilt, diese Compliance-Risiken zu identifizieren, bevor es zu Urheberrechtsverletzungen kommt.

Aus meiner Sicht gibt es nur eine Antwort auf diese Herausforderung. Unternehmen müssen ihren Mitarbeitern entsprechenden Content zur Verfügung stellen. Davon profitieren auch sie: Sie schützen das Unternehmen vor Klagen und vereinheitlichen den Auftritt.

Pickit stellt eine Chance dar, das Problem sauber zu lösen. Durch das User-basierte Preismodell können es IT-Abteilung oder Lizenzmanager leicht verwalten.

Sprechen Sie mich gerne an, falls Sie dabei Hilfe benötigen.


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