Outlook AI & YOU: 3-fach effizienter Meetings planen dank AI

Meetings zu planen ist ja so aufwändig! Vorbereitung, Nachbereitung, das ewige Hin und Her per Mail mit den Teilnehmern. Zum Glück hat Microsoft dieses lästige Problem erkannt. Mit 3 einfachen Tipps sparen Sie sich die Zeit – dank Artificial Intelligence, die Ihnen einfache Aufgaben abnimmt.

Alles, was Sie dafür brauchen, ist Microsoft Outlook in Verbindung mit Office 365.

  • Wer profitiert von den neuen Funktionen?
  • Herausforderung: Terminfindung
  • Herausforderung: Vor-/ Nachbereitung
  • Herausforderung: Antworten auf die Meeting-Einladung
  • Roadmap: Wann sind die neuen Funktionen verfügbar?

Wer profitiert von den neuen Funktionen?

Eine einfache Antwort: Jeder, der regelmäßig mit Meetings zu tun hat!

Etwas genauer: Die Tools richten sich einerseits an Meeting Planner, die Meetings mit mehr als zwei Teilnehmern organisieren. Wenn es sich nur um ein Geschäftsessen mit einem Partner handelt, werden Sie nicht großartig von der Zeitersparnis profitieren.

Andererseits sparen Sie sich und auch den Teilnehmenden viel Stress. Etwa, wenn sie sich auf ein Meeting vorbereiten, oder dieses nachbereiten.

So gestalten die in diesem Blogbeitrag genannten KI Tools den Prozess vor und nach den Meetings effizienter – für Planer und für Teilnehmer zugleich.


Lesetipp: „Office 365 AI & You – täglich 40 Minuten Arbeit sparen“

Wie kann ich die Tools nutzen?

Wie anfangs erwähnt benötigen Sie lediglich einen Outlook-Online Account. Hier finden Sie Teile der Tools mit dem neuesten Update – andere werden mit der Zeit ausgerollt.

Nutzen Sie die lokal installierte Version von Outlook, müssen Sie sich gedulden. Wahrscheinlich werden die Funktionen dort in Zukunft verfügbar sein. Ob und wann das der Fall ist, steht aber noch in den Sternen.

Die einzige Alternative im Moment: Outlook-Online nutzen!

Herausforderung: Terminfindung für ein Meeting

Den richtigen Termin für ein Meeting zu finden, ist oftmals sehr schwer. Entweder senden Sie und Ihre Teilnehmer dauerhaft Mails hin und her, um den passenden Termin zu finden. Oder Sie nutzen ein Planungstool wie Microsoft FindTime, oder nur den Microsoft Outlook Kalender. Egal, für welche Herangehensweise Sie sich entscheiden, es bleibt komplex!

Wäre es nicht viel einfacher und effektiver, wenn Sie direkt bei der Planung den richtigen Tag und die richtige Uhrzeit vorgeschlagen bekommen, an dem alle Zeit haben?

Die Lösung: Intelligente Zeitvorschläge & Location

Die neue Office Outlook Online AI Funktion schlägt Ihnen direkt Termine vor, an denen alle Teilnehmer Zeit haben. Natürlich müssen dafür die Kalender der Kollegen gepflegt sein – was natürlich fast nie der Fall ist. Vielleicht erkennen aber auch Ihre Kollegen den Mehrwert dieser Funktion und pflegen ihre Kalender nun gewissenhafter!

Mehrwert von Office 365 Outlook OnlineSmart time suggestions
Quelle: Microsoft – Office 365 Outlook-Online Feature: Smart time suggestions

Wenn es sich nicht um ein reines Online Meeting handelt, kann es ebenfalls eine Herausforderung darstellen, den richtigen Besprechungsort zu finden. Hier unterstützt Microsoft 365 bzw. Office 365 innerhalb von Outlook Online mit der Funktion „Suggested locations“. Sie unterstützt Sie dabei, sich schneller treffen zu können. Jede vorgeschlagene Meeting-Location kommt mit Details wie Adresse, Geschäftszeiten und Kontaktinformationen.

Mehrwerte Office 365 Outlook onlinesuggested locations
Quelle: Microsoft – Office 365 Outlook-Online Feature: Suggested locations

Herausforderung: Vorbereitung auf ein Meeting

„In 10 Minuten steht ein Meeting an“. Jeder kennt die Panik, die mit völlig vergessenen Besprechungen einhergeht. Jetzt ist die Zeit zu knapp, um sich richtig vorzubereiten. Was nun?

Es steht an nächsten Tag ein wichtiges Meeting an, sie haben aus Ihrer Sicht alle wichtigen Informationen zusammengetragen, aber eine Frage hält Sie davon ab sich auf die nächste Aufgabe zu konzentrieren. Habe ich etwas übersehen?

Die Lösung: Meeting Insights

Basierend auf der Office 365 AI Technologie (Office Graph) empfiehlt Ihnen Outlook Online mit der Funktion Meetings Insights im Vorfeld eines Meetings Informationen, die im Kontext zu diesem stehen.

Diese Informationen haben folgenden Ursprung und sind personalisiert auf Sie zugeschnitten:

  • E-Mails inklusive Anhänge, die im Zusammenhang zu dem Meeting stehen.
  • Daten aus OneDrive for Business.
  • SharePoint Daten, auf die Sie Zugriff haben.

Dank der künstlichen Intelligenz von Microsoft 365 und Office 365 in Verbindung mit Outlook Online und Meeting Insights wissen Sie nun früh genug, auf was Sie sich vorbereiten müssen. Und selbst, wenn Sie den Termin vergessen haben, haben Sie nun alle wichtigen Informationen auf einen Blick, um sich wenigstens kurz vorbereiten zu können.

Mehrwerte von Office 365 Outlook Online Meeting Insights
Quelle: Microsoft – Office 365 Outlook-Online Feature: Meeting Insights

Tipp: Mit Meeting Insights Besprechungen nachbereiten

„Nach dem Meeting ist vor dem Meeting“. Auch bei der Nachbereitung unterstützt Sie Meetings Insights mit der Intelligenz von Office 365 AI. Die oben genannten Informationen werden dann beispielsweise mit geteilten Daten aus der Besprechung in Form von Besprechungsnotizen etc. angereichert.

Herausforderung: Antworten auf eine E-Mail mit einer Meeting-Einladung

Immer wieder wird im Rahmen einer E-Mail Konversation nach einer kurzen Abstimmung gefragt. Was dann passiert, ist alltäglich zeitraubende Routine für Viele von uns: „Sehr geehrte Frau xxx. Ja, ich komme. Vielen Dank für die Einladung. Mit freundlichen Grüßen, xxx“. Und das mehrmals am Tag, vor jedem Meeting – muss das sein?

Die Lösung: Suggested Reply – Halbautomatisiert antworten

Ab jetzt können Sie sich das nervige Antworten sparen. Outlook schlägt Ihnen automatisch vor, wie Sie antworten könnten. Doch das ist bereits jetzt möglich. Was ist neu?

Die Antwort lautet „Suggested reply with a meeting“. Die Funktion ist der nächste logische Schritt. Sobald Outlook erkennt, dass eine Meeting-Einladung in Ihren Terminkalender passt, blendet es die passende Antwort als Option ein. Jetzt müssen Sie nur noch auswählen – den Rest erledigt Outlook fast alleine.

Übrigens: Das funktioniert auch bei offenen Fragen. Ein Beispiel sehen Sie im Screenshot. Sie werden gefragt, wann Sie für ein Meeting Zeit haben. Outlook kennt die Antwort und fügt bei der Planung des Meetings bereits die wichtigsten Informationen in die Einladung ein.

Mehrwerte Office 365 Outlook Suggested Reply
Quelle: Microsoft – Office 365 Outlook-Online Feature: Suggested replay

Roadmap: Wann sind die neuen Funktionen verfügbar?

Microsoft rollt diese neuen Funktionen aktuell zuerst für Outlook-Online (Outlook Web-App) aus, weshalb Sie auch nur über das Outlook Web-Frontend genutzt werden können.

Ob und wann diese Funktionen ebenfalls in der lokalen Outlook Version zur Verfügung stehen sollen, ist aktuell noch unklar. Denn Microsoft will erst einmal das Feedback aus der Online Version abwarten.

Sollten Sie aktuell noch keinen Zugriff auf die neuen Funktionen haben, kann es entweder daran liegen, dass diese noch nicht für Ihre Office 365/ Microsoft 365 ausgerollt wurden. Oder diese müssen noch innerhalb von Office 365/ Microsoft 365 aktiviert werden. Dann fragen Sie einfach Ihren zentralen Ansprechpartner im Unternehmen.

Wie nutzen Sie KI im Unternehmensalltag?

Ich hoffe die neuen Funktionen werden Ihnen zukünftig dabei helfen Ihre täglichen Herausforderungen optimaler meistern zu können.

Schreiben Sie mir jetzt, falls Sie Ideen brauchen, wie Sie die Effizienz Ihrer Mitarbeiter im Unternehmen erhöhen können.


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