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Outlook App Lifehack: Terminanfragen schnell & ohne PC beantworten

Mit diesem Outlook App Lifehack sparen Sie 5 Minuten pro Antwort auf eine Terminanfrage. Vergessen Sie das ewige Hin und Her zwischen möglichen Teilnehmern. Vergessen Sie die umständliche Arbeit am Laptop. Outlook findet ganz von alleine Termine, zu denen alle Zeit haben – und das am Smartphone!

Wieso wir Terminanfragen so lästig finden

Sie kennen das Problem. Sie sind unterwegs und bekommen eine E-Mail:

„Wann hättest Du Zeit für ein kurzes Treffen, um XY zu besprechen?“.

Sie stöhnen auf. Schon wieder geht das Ping-Pong der Terminsuche los.

Sie müssen im Kalender suchen. Schlagen 3 Termine vor, zu denen die anderen Teilnehmer natürlich beschäftigt sind. Diese schlagen wieder neue Daten vor. Und so weiter und so fort, bis der Termin gefunden ist.

Erstens kann das Tage dauern.

Zweitens ist Ihre Terminsuche verschwendete Arbeits- und Lebenszeit.

Denn die mobile Outlook App findet bessere Termine als Sie – und das auch noch schneller und ohne, dass sie Ihren Laptop anschalten müssen.

Wie Sie sich die Terminsuche sparen | Outlook App Lifehack

Outlook ist das hauseigene Mail-Programm von Microsoft. Zeitgleich ist Outlook der Butler, der die Terminsuche ab sofort für Sie erledigt.

Der Clou: Dafür brauchen Sie weder einen Laptop oder PC, noch viel Zeit. Denn mit der Outlook App für das Smartphone funktioniert die Terminbeantwortung unterwegs in wenigen Klicks.

Der ganz normale Ablauf jeder Mail

Sie haben also eine Mail bekommen, auf die Sie mit einer Terminanfrage antworten wollen. Zuerst unterscheidet sich der Ablauf nicht vom gewohnten Prozess.

  1. Sie öffnen die Nachricht auf Ihrem Handy mit der Microsoft Outlook App und klicken „Allen antworten“ oder „Antworten“. Natürlich können Sie auch die Liste der Empfänger erst einmal bearbeiten, sollten Sie Personen entfernen oder hinzufügen wollen.
  2. In diesem Schritt müssen Sie sich entscheiden. Entweder wollen Sie den Empfängern nur Ihre Verfügbarkeit mitteilen. Oder Sie versenden direkt eine Besprechung ggf. direkt inklusive Skype Einladung.

Mit der Outlook App Besprechungen planen

Sie wollen auf die E-Mail direkt mit einer passendenTerminanfrage antworten. Dazu klicken Sie auf den Menüpunkt „Einladung erstellen“. Dort öffnen Sie den Tag und die Uhrzeit.

Der Clou: Outlook kennt die Kalender der anderen Teilnehmer – natürlich nur, wenn diese mit Ihnen bzw. Unternehmen verbunden sind.

Die App zeigt automatisch die Verfügbarkeit jedes einzelnen Eingeladenen an. So stellen Sie sicher, dass die Person auf jeden Fall Zeit für Sie haben wird. Auf Wiedersehen E-Mail-Ping-Pong!

Sie können auch neue Personen hinzufügen oder alte Personen löschen.

Sobald sie einen Termin mit Uhrzeit gefunden haben, klicken Sie den Haken in der oberen Ecke.

Jetzt können Sie noch entscheiden, ob Sie einen Ort für die Besprechung auswählen. Alternativ können Sie auch direkt eine „Skype for Business“-Einladung versenden. Dann erhält jeder Teilnehmer automatisch die Einwahldaten inklusive den Zugangscode in den virtuellen Besprechungsraum.

Outlook App Lifehack: Besprechungen schneller auf dem Handy planen
Quelle: Microsoft iOS Outlook App mit Office 365 & Skype for Business

Mit der Outlook App Ihre Verfügbarkeit mitteilen

Wollen Sie Ihrem Mail-Partner die Besprechungsplanung überlassen, senden Sie ihm einfach Ihre Verfügbarkeit über den Menüpunkt „Verfügbarkeit senden“ (Schritt 1 & 2 nicht vergessen!).

Durch den entsprechenden Klick „Verfügbarkeit senden“ öffnet sich Ihr Outlook Kalender. Hier sehen Sie, wann Sie Zeit haben – wann Sie sich die Zeit für die Besprechung nehmen wollen, entscheiden natürlich Sie.

Anschließend klicken Sie den Haken auf der oberen rechten Seite. Ihnen wird dann die E-Mail mit den Zeiten angezeigt, welche Sie noch anpassen können. Jetzt brauchen Sie nur noch senden klicken und auf das Feedback warten – fertig.

Outlook App Lifehack: verfügbarkeit an terminen auf dem Handy an Kollegen schnell versenden
Quelle: Microsoft iOS Outlook App mit Office 365

Aktuell es ist es nicht möglich, die Verfügbarkeit der Person(en) angezeigt zu bekommen, denen Sie antworten. Aber letztendlich geht es hierbei in erster Linie um Ihre Verfügbarkeit.

Outlook App Lifehack – Mein Fazit

Der Lifehack wird Ihr Leben nicht verändern. Aber er nutzt Automatisierung – was ich liebe – um Ihnen mindestens 5 Minuten pro Terminsuche zu ersparen.

Trotzdem geht es hier gar nicht so sehr um die gesparte Zeit. Es geht meiner Meinung nach eher darum, mir den nervigen Aufwand zu ersparen: Laptop herausholen, Kalender checken, Mail formulieren usw.

Dank der Outlook App (iOS / Android) kann ich schneller, genauer und mit freiem Kopf auch unterwegs Termine finden.

Wollen Sie Ihre Nerven auch mit anderen Lifehacks schonen?

Ich bin auf Ihr Feedback gespannt!


Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.


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