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Outlook LifeHack: Wie der Kalender die Kaffeepause selbst einplant

Heute stelle ich Ihnen einen Outlook LifeHack der angenehmen Art vor. Verabschieden Sie sich vom hektisch reingeschütteten Kaffee zwischen zwei Meetings. Genießen Sie stattdessen eine angenehme Pause, die der Kalender automatisch einplant.

Das Problem: Planung ohne Pausen

Meeting 10:00-10:30. Telefonkonferenz 10:30-11:30. Besprechung 11:30-12:00.

Wo bleibt da Zeit, den Raum zu wechseln? Um einen Kaffee zu genießen? Sich zu sammeln? Oder immerhin einmal auf die Toilette zu gehen?

Ich gebe zu: Bevor ich diesen LifeHack kannte, sahen die von mir geplanten Termine auch immer so aus. Denn Microsoft Outlook gibt mir Termine vor, die in meinen Kalender passen. Und diese Termine verlaufen eben immer in 30-minütigen Schritten. Die ändert kaum jemand manuell.

So beginnen alle Termine zur vollen oder ganzen Stunde – ohne Zeit dazwischen.

Die Lösung: Termin automatisch mit Puffer planen

Eine einfache Einstellung in Microsoft Outlook genügt, um das Problem zu lösen.

In Microsoft Outlook führen sie folgende Schritte durch:

Aktiverung eines automatischen Zeitpuffer bei der Planung von Meetings
Aktiverung eines automatischen Zeitpuffer bei der Planung von Meetings
Quelle: Microsoft Office 365 ProPlus – Outlook Einstellung

In Schritt 5 können sie jeweils auswählen, wie groß der geplante Zeitpuffer sein soll:

  • „Weniger als 1 Stunde“ – 0, 5, 8 oder 10 Minuten
  • „Eine Stunde oder länger“ – 0, 5, 10 oder 15 Minuten

Im Kalender sieht dies folgendermaßen aus:

Aktiverung eines automatischen Zeitpuffer bei der Planung von Meetings
Quelle: Microsoft Office 365 ProPlus – Outlook Einstellung

Somit wird jeweils der Zeitpuffer von der jeweils geplanten Zeit abgezogen. Ein Termin der von 08:30 bis 09:00 geplant wird, endet 5 Minuten früher, da ich 5 Minuten bei 30-minütigen Meetings in Outlook als Zeitpuffer eingestellt habe. Den Zeitpuffer bei Meetings von einer Stunde oder länger habe ich mit 10 Minuten eingestellt.

Den Outlook LifeHack unternehmensweit umsetzen

Leider funktioniert die automatische Termineinstellung mit Puffer nur bei der Person, die die Termineinladung plant. Heißt: Wenn Ihre Kollegen die Einstellung nicht aktiviert haben, erstellen sie weiterhin Termine ohne Puffer.

Sie haben jetzt zwei Optionen.

  1. Sie erzählen jedem Ihrer Kollegen solange vom LifeHack, bis ihn jeder umgesetzt hat.
  2. Ihre IT-Verantwortlichen erstellen eine Gruppenrichtlinie für Outlook. In dieser sind beide Zeitpuffer für kommende Termine definiert. Natürlich sollten alle Beteiligten davor zur bevorzugten Pufferzeit gefragt werden.

Mein Fazit

Früher eilten meine Kollegen und ich von Termin zu Termin. Das hat nicht nur Nerven gekostet, sondern damit auch Motivation, Elan und Konzentrationsfähigkeit. Manche von uns brauchen die Pause dazwischen einfach, um effektiv weiterarbeiten zu können.

Das hat nichts mit Faulheit zu tun. Im Gegenteil. Studien haben bewiesen, dass Pausen die Produktivität steigern.

Also mein Tipp: Pausen automatisch planen und effektiver arbeiten!

Schauen Sie sich jetzt den letzten Artikel aus meiner Reihe an, um einen weiteren nützlichen Outlook LifeHack kennenzulernen.


Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten


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