Viele Unternehmen setzen noch immer auf Funkgeräte. Microsoft möchte das mit dem Walkie Talkie Feature in Teams ändern – um Frontline-Worker produktiver zu machen. Überstehen die „digitalen Funkgeräte“ den Test?
Wieso Firmen gerade viel Potenzial verschenken
Wie viel Geld hat Ihr Unternehmen dieses Jahr für bessere Kommunikation unter Wissensarbeitern ausgegeben? Für modernste Software, besten Kundenkontakt, top Meetingräume?
Wahrscheinlich ziemlich viel. Denn Kommunikation ist das A und O. Denn wie wir alle wissen, steigert gute Kommunikation die Effizienz, die Leistungsfähigkeit und reduziert die verschwendete Zeit.
Und wie viel Geld hat Ihr Unternehmen dieses Jahr für bessere Kommunikation unter klassischen Firstline- oder Blue Collar Workern ausgegeben?
Die Chancen stehen hoch: kaum etwas. Denn aus irgendeinem Grund setzen Nicht-Schreibtischarbeiter noch immer auf veraltete Walkie Talkies und Co. Das gilt in Handel, Dienstleistung, Produktion, Lager, Gesundheits- und Sozialwesen und Logistik.
Ist das zeitgemäß? Sicher nicht. Aber noch viel schlimmer: Damit verschenkt Ihr Unternehmen auch große Potenziale.
Warum „es läuft ja“ in der Kommunikation nicht genug ist
Das Stichwort ist Empowerment. Wissensarbeiter statten wir mit den neuesten Technologien aus, da wir uns der Produktivitätsgewinne bewusst sind. Studien zufolge gilt selbiges auch für Firstline-Worker:
91 % höhere Produktivität ist nicht zu vernachlässigen. Also wie gelingt der Wechsel vom veralteten Funkgerät zu moderner Kommunikationssoftware?
Microsofts Antwort: Walkie Talkie Funktion in Microsoft Teams
In den letzten Jahren haben unter anderem Startups damit begonnen, Walkie Talkie-Apps anzubieten. Sie sollen den Austausch in Unternehmen modernisieren.
Somit ist die neue Microsofts Smartphone Walkie-Talkie Funktion auf den ersten Blick nichts Neues. Angekündigt ist sie für das erste Halbjahr 2020.
Aber: Mit den Mitteln von Microsoft entsteht nicht nur eine einfache „Push to Talk“ Alternative, ein digitales Funkgerät. Vielmehr bietet die Eingliederung in Microsoft Teams die Möglichkeit einer zentralen Kommunikationsplattform für Frontline-Worker.
Was kann die Walkie Talkie-Alternative?
Erst einmal funktioniert das digitale Funkgerät genauso wie ein Handfunkgerät oder eine Gegensprechanlage: Push-to-talk.
Push-to-Talk unterscheidet sich von Anruffunktionen, die bereits in Microsoft Teams und seinem Konkurrenten enthalten sind. Während ein Anruf im Wesentlichen gegenseitig funktioniert (kann vom Gesprächspartner angenommen oder abgelehnt werden), sendet die neue Walkie Talkie-Funktion unter anderem einfach eine Sprachnachricht an eine Person oder eine Gruppe von Personen.
Der Mitarbeiter wählt eine oder mehrere Teammitglieder in der Microsoft App aus und klickt auf den Connect-Button. Dadurch wird eine Verbindung hergestellt, die entweder über den Kopfhörer oder den Lautsprecher verwendet werden kann. Bis zum Klicken auf „Disconnect“ bleibt die Verbindung aktiv. Die Walkie-Talkie-Funktion soll sowohl über WLAN oder über Mobilfunknetze funktionieren, somit auch über geografische Regionen hinweg. Damit die Gesprächsinhalte vertraulich bleiben, sind diese verschlüsselt.
Der Vorteil ist die schnellere Vermittlung von Informationen. Zum Beispiel verrät ein Logistiker mit einem Klick, wo er sich gerade befindet, ohne, dass der Gesprächspartner gerade Zeit haben muss.
Zusätzlich greifen die Mitarbeiter auf die üblichen Funktionen von Teams zu: Chat, Kalender, Dashboard.
Lesetipp: „Outlook LifeHack: Wie der Kalender die Kaffeepause selbst einplant.“
Für Schichtarbeiter: Shared device sign-out
Viele Schichtarbeiter nutzen ein einziges Gerät als Funkgerät, das von Schicht zu Schicht weitergegeben wird. Das „Shared device sign-out“ ermöglicht das auch für die Microsoft Devices.
So melden sich Blue Collar Worker mit einem Klick von all ihren Konten, Anwendungen und Browsersitzungen ab. Persönliche und Kundendaten bleiben also geschützt.
Darüber hinaus hat Microsoft weitere Features angekündigt (mehr im LINK):
- “SMS sign-in“ für Firstline-Worker
- „Delegated user management“ für Firstline-Manager
- „Off-shift access controls for Teams app“ für das IT-Management der Firstline-Worker
Fazit: Walkie Talkies sind nur ein Teil der Herausforderung
Aus meiner Sicht stellt die Gruppe der Frontline-Worker eine besondere Herausforderung im Rahmen der Digitalisierung im Unternehmen dar.
Während Wissensarbeiter im Büro ständige Updates von Software, IT und Co gewöhnt sind, nutzen viele Frontline-Worker noch kaum digitale Lösungen. Wenn dann mit einem Mal der gesamte Arbeitsablauf digitalisiert wird – das kann nur im Chaos enden.
Deshalb, so auch der Tenor unter vielen Entscheidern, sollten die Änderungen nicht in den Mittelpunkt gestellt werden. Also sozusagen keine Änderung um der Änderung willen.
Vielmehr gilt es, sich mit den Mitarbeitern auszutauschen. Was würde ihrer Arbeit wirklich weiterhelfen? Was ist praktisch, was bleibt sowieso ungenutzt?
Erst, wenn dies gelingt, gelingt auch die Digitalisierung der Frontline-Worker. Im Rahmen der Digitalisierung des Arbeitsplatzes müssen Menschen, Prozesse und Tools zusammenarbeiten – und nicht nur einer der drei Bereiche auf den neuesten Stand gebracht werden, solange die anderen beiden Bereiche vernachlässigt werden.
Wie kommunizieren Frontline-Worker in Ihrer Firma? Ich freue mich auf den Austausch!
Alle Angaben ohne Gewähr, Irrtümer und Änderungen vorbehalten.
