Präsidenten würden niemals die wertvollsten – die ersten – Minuten ihres Tages damit verbringen, eine To-Do-Liste zu erstellen. Dafür gibt es Angestellte. Für dich gilt das jetzt auch!
Die Office 365 AI schickt dir jeden Morgen ein Morning Briefing mit den wichtigsten Aufgaben der nächsten Stunden. Und das komplett automatisch. So sparst du Zeit und Energie. Ein kleiner Wettbewerbsvorteil schon am Morgen: Erfahre hier, wie du das einstellst.
Aufgaben planen wie ein Staatsoberhaupt
Das Morning Briefing ist das erste wichtige Ereignis im Arbeitstag eines Entscheiders. Sein Stab schreibt zusammen, welche Aufgaben erledigt werden müssen. Vielleicht wartet ein hochgestellter Partner auf einen Rückruf. Oder ein Vertrag muss unterschrieben werden.
In welcher Reihenfolge sie ihren Tagesablauf plant, das entscheidet immer noch die Führungskraft. Doch durch die vorbereitete Sammlung der kleinen Tasks – die oft gut versteckt in Mails stecken – spart sie wertvolle Minuten bei der Tagesplanung. Und wer bisher gar keine To-Do-Liste erstellt, profitiert sowieso.
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Das Productivity Tool schlechthin – für uns alle
Diese „morgendliche Lagebesprechung“ gibt es jetzt auch für Menschen ohne eigenes Team, das solche Kleinigkeiten übernimmt. Deine persönliche Assistentin, die sich ab jetzt darum kümmert, heißt Cortana. Denn die Microsoft AI (Artificial Intelligence) in Office 365 kommt innerhalb von Cortana Enterprise Services mit der neuen Funktion Briefing E-Mail. Damit erhältst du jeden Morgen dein persönliches, auf dich zugeschnittenes Morning Briefing.
Das tägliche Briefing erscheint ganz oben im Postkorb. Die AI Cortana, Bestandteil der Office 365- beziehungsweise der Microsoft 365-Umgebung, erstellt die Inhalte automatisch. Sie analysiert deine Mails, Einträge im Kalender und andere Nachrichten. Darin findet sie Hinweise auf anstehende Besprechungen, Anfragen, denen du noch nicht nachgekommen bist oder anderen möglichen Terminen und Fristen.
Übrigens: Es gelten die Datenschutzbestimmungen für Onlinedienste von Office 365. Sie bieten Datenschutz, Sicherheit und Compliance auf Unternehmensniveau.
Wie sieht die Briefing E-Mail aus?
Wie in einer von dir erstellten To-Do-Liste erhältst du einen Überblick über alle relevanten Aufgaben des Tages. Dieser ist natürlich personalisiert.
Dabei gibt es verschiedene Kategorien, in die das Briefing Tool die Tasks einordnet:
- Erinnerungen: Hast du in einer gestrigen Mail geschrieben, dass du noch mit Frau Maier telefonieren wirst? Cortana erinnert dich daran, falls du es vergessen hast.
- Dokumente: Vielleicht hat dich ein Kollege darum gebeten, einen Vertrag upzudaten – du hast die Datei aber noch nicht einmal geöffnet. Auch darauf macht dich Cortana aufmerksam.
- Meetings: Cortana kennt deinen Kalender. Steht heute eine Konferenz an und du hast noch Aufgaben bis dahin zu erledigen? Dann findest du einen Hinweis im Morning Briefing.
Hilf Cortana, deine Briefing E-Mail zu perfektionieren
Jeden Punkt auf der To-Do-Liste kannst du einordnen. Mit einem Klick auf „Done“ signalisierst du Cortana, dass du den Punkt erledigt hast. Er verschwindet von der Liste. Wenn du „Not related“ auswählst, sagst du deiner digitalen Assistentin, dass diese Aufgabe auf dem heutigen Tagesstrukturplan nichts verloren hat. Das merkt sie sich – und lernt durch jede Entscheidung dazu, damit sie dich besser briefen kann.
Mit Fokuszeiten produktiver arbeiten
In einer Fokuszeit erhältst du keine Benachrichtigungen von Microsoft Teams. Cortana schlägt dir praktische Zeiträume vor, die du gleich per Morning Briefing planen kannst. Die KI erledigt die restlichen Einstellungen.
Wie du die Morning Briefing E-Mail täglich erhältst
Zum aktuellen Zeitpunkt steht die Funktion „Briefing E-Mail“ nur Microsoft 365 Enterprise Usern mit Exchange Online-Postfach in englischer Sprache zur Verfügung. Ein Release-Datum für die Unterstützung anderer Sprachen ist noch nicht bekannt.
Möchtest du diese Funktion nutzen, aber bist dir unsicher, ob das überhaupt möglich ist? Dann wende dich am besten direkt an deine IT-Abteilung.
Information für Admins
Du kannst die Briefing App für deine Organisation auf dem User- oder Tenant-Level einrichten. Alle wichtigen Informationen findest du direkt beim Beitrag von Microsoft zum Morning Briefing.
Mein Fazit zur Briefing E-Mail
Dank der AI von Cortana bleiben persönliche Assistenten nicht mehr länger Chefsache. Auch du kannst deinen eigenen Stab um dich versammeln, der dich von Kleinigkeiten entlastet. So hast du mehr Zeit für die wesentlichen Aufgaben im Beruf – und hoffentlich auch im Privatleben.
Deshalb bin ich vom der Cortana Briefing E-Mail als kleinen Helfer im Alltag überzeugt. Die wertvollen Minuten spare ich mir. Das macht nicht nur mich produktiver, sondern auch mein Unternehmen erhält einen kleinen Wettbewerbsvorteil durch Mitarbeiter, die sich ihre Zeit sinnvoller einteilen.
Ich freue mich darauf, mit dir über deine Meinung zu diesem Tool zu sprechen! Schreib mir gerne eine Nachricht.
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